Nebenkostenabrechnung erstellen — so geht’s mit Rentprime.
Die jährliche Nebenkostenabrechnung gehört zu den unbeliebtesten Vermieter-Pflichten. Rentprime macht aus zwei verlorenen Wochenenden zwei Stunden — vollautomatisch, VMWG-konform, rechtssicher nach OR Art. 257b.
Du suchst den Software-Überblick statt der Anleitung? Zur Nebenkostenabrechnung-Software
Neun Schritte, die du nie wieder selbst machen musst.
Belege rein, Abrechnung raus. Dazwischen erledigt die Software, was sonst tagelange Excel-Arbeit wäre.
Hauptstr. 14 · 4 Einheiten · so sieht's konkret aus.
Mehrfamilienhaus mit 312 m², Erdgas-Zentralheizung, 12.000 kWh, gleichmäßige Belegung mit je 2 Personen.
Wer zahlt welchen Anteil? Rechne es direkt aus.
Der häufigste Verteilerschlüssel ist die Wohnfläche: Jeder Mieter trägt die Gesamtkosten im Verhältnis seiner Quadratmeter. Trag die Werte deiner Einheiten ein und sieh sofort, wie sich die Kosten auf deine Mieter aufteilen.
Was umlagefähig ist — und was nicht.
Rentprime hat alle 17 Kostenarten der VMWG Art. 4 vorkonfiguriert. Verwaltungskosten, Reparaturen und Kabelfernsehen (seit Juli 2024) werden automatisch ausgeschlossen.
- Grundsteuer (öffentliche Lasten)
- Wasser & Abwasser
- Heizung & Warmwasser (VMWG)
- Aufzug (Wartung + Betriebsstrom)
- Straßenreinigung & Müllabfuhr
- Hausreinigung & Schädlingsbekämpfung
- Gartenpflege & Winterdienst
- Allgemeinstrom (Treppenhaus, Außen)
- Schornsteinreinigung
- Versicherungen (Gebäude, Haftpflicht)
- Hausmeister (ohne Verwaltungsanteile)
- Sonstige Betriebskosten (Rauchmelder, Dach)
- VerwaltungskostenWEG-Verwaltung, Buchhaltung
- Instandhaltung & ReparaturenErhaltungs- und Modernisierungskosten
- BankgebührenKontoführung, SEPA-Gebühren
- MietersucheMakler, Inserate, Bonitäts-Checks
- KabelfernsehenNeu seit Juli 2024 — Erstattungspflicht
Was Vermietern regelmäßig Geld kostet.
Diese Fehler tauchen in jeder zweiten Excel-Abrechnung auf. Rentprime verhindert die meisten davon automatisch.
So entsteht deine erste Abrechnung.
Nebenkostenabrechnung erstellen — der vollständige Leitfaden
Die Nebenkostenabrechnung — auch Betriebskostenabrechnung oder kurz Nebenkostenabrechnung genannt — ist die jährliche Aufstellung über alle umlagefähigen Betriebskosten, die du als Vermieter für ein Mietverhältnis vorschreiben kannst. Geregelt ist sie in OR Art. 257b und der VMWG Art. 4 (§2 VMWG Art. 4). Du musst sie innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums an deine Mieter zustellen — sonst kannst du Nachforderungen nicht mehr geltend machen. Guthaben musst du dem Mieter trotzdem auszahlen, auch wenn du die Frist verpasst hast.
In der Praxis bedeutet das: jährlich alle Belege sammeln, nach Kostenarten sortieren, den korrekten Verteilerschlüssel pro Kostenart anwenden, für Heizkosten die VMWG §7 (70 % Verbrauch / 30 % Fläche) beachten, seit 2023 zusätzlich den CO₂-Anteil nach Stufenmodell des CO₂KostAufG aufteilen — und das alles für jeden Mieter einzeln durchrechnen, in PDF-Form gießen, postalisch oder digital zustellen. Wer das in Excel macht, verbringt damit pro Objekt typischerweise 4–12 Stunden im Jahr.
Frist nicht verpassen — OR Art. 257b: Die 12-Monats-Frist ist die wichtigste Frist im Vermieterleben. Hast du sie verpasst, kannst du keine Nachforderung mehr geltend machen — Guthaben musst du dem Mieter trotzdem auszahlen. Rentprime trackt die Frist pro Mietverhältnis und warnt rechtzeitig: 3 Monate vorher, dann 4 Wochen, dann 7 Tage. Auch wer mehrere Objekte mit unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen hat, behält den Überblick.
Mieter-Einwände nach OR Art. 257b: Der Mieter hat seinerseits 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, schriftlich Einwände zu erheben. Häufige Streitpunkte: nicht umlagefähige Kostenarten (Verwaltung, Reparaturen), falscher Verteilerschlüssel, fehlende Belegeinsicht. Genau deshalb erstellt Rentprime die Abrechnung von Anfang an rechtssicher — nur umlagefähige Kostenarten nach VMWG Art. 4, transparenter Verteilerschlüssel, Belege im Mieter-Portal archiviert. So entsteht in den meisten Fällen gar keine Diskussion.
Für wen Rentprime gemacht ist: Eine Hausverwaltung-Software für deutsche Vermieter, die ihre Abrechnung selbst machen wollen, ohne tagelang darüber zu brüten. Konkret: private Vermieter mit 1–25 Einheiten, Erbengemeinschaften mit geerbten Mehrfamilienhäusern, sowie kleine Hausverwaltungen bis 100 Einheiten. Für WEG-Verwaltungen oder professionelle Bestandshalter mit hunderten von Einheiten passt eine spezialisierte Enterprise-Hausverwalter-Software besser.