Nebenkostenabrechnung-Software für Vermieter, die nicht 4 Stunden pro Einheit verlieren wollen.
Rentprime ist das deutsche Vermieter-Tool für die Nebenkostenabrechnung 2026. VMWG + CO₂KostAufG vollautomatisch, KI-Belege, PSD2-Bank-Sync, Mieterportal und Liegenschaftsverzeichnis-Steuer-Export — in einer einzigen App. Ab 15,90 €/Monat, 7 Tage gratis, monatlich kündbar.
7 Tage gratis testen · Made in Germany · revDSG-konform · ISO-27001-Hoster
Was Rentprime als Nebenkostenabrechnungs-Tool 2026 auszeichnet
Acht Stärken in einer App — verglichen mit Smoobu, immocloud, Vermietet.de, Hausverwaltung24, Objego und WISO Vermieter Web (Stand Mai 2026).
Verbrauchs-/Wohnflächen-Anteile 50/60/70, §6a-Monatsinformation, §9-Vorabzug, §12-Kürzungsrecht — alles automatisch geprüft.
CO₂-Aufteilung Vermieter ↔ Mieter pro Stufe, mit aktualisierten BMWK-Emissionsfaktoren für 2026.
Heizöl-Rechnung von Mainova, Stadtwerke-Bescheid, Versicherungs-Police — Lou liest Beträge, Perioden und Posten in <5 s, 97 % Genauigkeit.
Sparkasse, VR, ING, DKB, N26 … direkt verbunden, Auto-Matching zu Mietverträgen.
Mieteinkünfte nach §21 EStG mit Werbungskosten und Gebäude-AfA aufbereitet — 1-Klick-Übergabe an den Steuerberater.
Magic-Link-Login, Belegeinsicht nach Bundesgericht VIII ZR 247/22, Schadensmeldung mit Foto-Upload.
Vollautomatisch: Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Inkasso-Übergabe — mit korrekt berechneten Zinsen.
Kerndaten verschlüsselt in der EU, KI-Funktionen SCC-/DPF-abgesichert, AVV inklusive, MFA Standard, IBAN-Verschlüsselung AES-256-GCM.
Umlagenabrechnung erstellen — in 4 Schritten zur fertigen NKA
So funktioniert die Nebenkosten-Abrechnung im Rentprime-Tool — durchschnittlich 8 Minuten pro Einheit statt 4 Stunden in Excel.
- 1Objekt & Verteilerschlüssel anlegen
Einmalig: Wohnfläche, Anzahl Einheiten, Heizart, VMWG Art. 4-Auswahl. Rentprime hinterlegt automatisch die §556-Belegfristen und die VMWG-Aufteilung deiner Wahl.
- 2Belege per Foto oder PDF hochladen
Lou (Anthropic Claude) erkennt Energieversorger, Abrechnungsperiode, Brutto/Netto und Posten — du musst nichts abtippen.
- 3NKA-Wizard durchklicken
Wizard prüft Verteilerschlüssel, VMWG Vorabzug, CO₂-Stufeneinordnung. Bei Auffälligkeiten Stop-Lights mit Hinweisen.
- 4VMWG-konformes PDF + Versand
Gerichtsfeste Abrechnung als PDF — direkt per E-Mail an den Mieter oder über das Mieterportal mit Belegeinsicht-Link.
Nebenkosten-Tool vs Excel — direkter Vergleich
| Anforderung | Excel | Rentprime |
|---|---|---|
| VMWG §6a Monats-Verbrauchsinformation | Manuell, fehleranfällig | Vollautomatisch monatlich |
| CO₂KostAufG 10-Stufenmodell | Selbst rechnen + recherchieren | Automatisch mit aktuellen BMWK-Faktoren |
| VMWG Art. 4-Whitelist-Prüfung | Manuell | Eingebaute Pre-Check-Engine |
| Belege erfassen | Abtippen | KI scannt in <5 s |
| Bank-Sync | Kontoauszug abtippen | PSD2 mit Auto-Matching |
| Steuer-Export für die Steuererklärung | Übertragen ins Liegenschaftsverzeichnis-Formular | Direkt-Export der Mieteinkünfte (§21 EStG) mit Werbungskosten & AfA |
| Zeit pro Einheit | ~4 Std. | ~8 Min. |
| Rechtssicherheit bei Fehler | Vermieter haftet | Pre-Check-Engine schützt |
Quellen: VMWG i.d.F. 2025, VMWG Art. 4, BMWK-Emissionsfaktoren 2026, eigene Messungen mit 30 Vermietern (Stand 06/2026).
Bereit für die Nebenkostenabrechnung 2026?
7 Tage gratis testen, monatlich kündbar, ab 15,90 €/Monat. Bei Bedarf hilft das Migration-Team kostenlos beim Wechsel von Excel, Vermietet.de, immocloud, Smoobu oder anderen Tools.
Vom Beleg zum fertigen PDF — so arbeitet die Software
1. Belege erfassen. Jede Rechnung des Jahres — Grundsteuerbescheid, Versicherung, Müllgebühren, Heizkostenabrechnung des Versorgers — fotografierst du oder ziehst sie als PDF hinein. Die KI liest Lieferant, Betrag, Zeitraum und Kostenart aus und ordnet sie der richtigen Position nach §2 VMWG Art. 4 zu; nicht umlagefähige Kosten wie Reparaturen oder Verwaltung werden automatisch aussortiert.
2. Verteilerschlüssel anwenden. Pro Kostenart gilt der Schlüssel aus dem Mietvertrag — Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten oder Verbrauch. Die Software kennt die gesetzlichen Vorgaben (§556a BGB) und warnt, wenn ein Schlüssel unplausibel ist, etwa Wasserkosten nach Fläche trotz vorhandener Zähler.
3. Heizung und CO₂ rechnen. Heiz- und Warmwasserkosten werden nach VMWG zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig verteilt (VMWG), inklusive Warmwasser-Vorabzug nach §9. Die CO₂-Kosten teilt die Software nach dem 10-Stufenmodell des CO₂KostAufG zwischen dir und dem Mieter auf — Stufe, Prozentsätze und Euro-Beträge stehen nachvollziehbar in der Abrechnung.
4. Zustellen und dokumentieren. Am Ende steht ein prüffähiges PDF je Mieter mit allen Pflichtangaben nach Bundesgericht-Rechtsprechung. Über das Mieterportal wird der Abruf protokolliert — wichtig für die Zustellfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter bis zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (OR Art. 257b), sonst ist die Nachforderung verloren.
Der Rechtsrahmen, den die Software abdeckt
17 umlagefähige Kostenarten — von Grundsteuer bis Gartenpflege. Alles andere bleibt beim Vermieter.
VMWG Art. 4 im Detail · Was ist umlagefähig?
Heizkosten mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach Verbrauch — plus fernablesbare Zähler und monatliche Verbrauchsinfo.
VMWG erklärt
CO₂-Kosten nach Energiebilanz des Gebäudes in zehn Stufen zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt.
Das Stufenmodell · CO₂-Rechner (gratis)
Zwölf Monate Zustellfrist ab Ende des Abrechnungszeitraums — danach ist keine Nachforderung mehr möglich.
Frist mit Countdown
Was kostet Nebenkostenabrechnung-Software?
Zum Vergleich: Ein Steuerberater berechnet für eine einzelne Nebenkostenabrechnung typischerweise 30 bis 80 Euro, die Excel-Variante kostet pro Objekt vier bis zwölf Stunden im Jahr — plus das Risiko formeller Fehler, die die Abrechnung angreifbar machen. Rentprime kostet ab 15,90 € im Monat (Solo, bis 5 Einheiten; Pro 29,90 €, Hausverwaltung 49,90 €), rechnet VMWG und CO₂KostAufG automatisch mit jedem Gesetzes-Update und erstellt beliebig viele Abrechnungen. Neue Nutzer testen 7 Tage kostenlos.