Steuererklärung als Vermieter — was wohin gehört.

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung: das Grundprinzip

Als privater Vermieter erzielst du Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach §21 EStG. Versteuert wird nicht die Miete, sondern der Überschuss: Einnahmen minus Werbungskosten. Diesen Überschuss — oder Verlust — trägst du in das Steuerformular für Vermietungseinkünfte ein, und zwar für jedes Objekt getrennt.

Es gilt das Zufluss- und Abflussprinzip: Maßgeblich ist, wann Geld tatsächlich auf deinem Konto eingeht oder abfließt — nicht, für welchen Zeitraum es wirtschaftlich gehört. Die Januarmiete, die schon Ende Dezember eingeht, zählt mit ihrer kurzen Ausnahme für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel — im Zweifel lohnt hier ein genauer Blick.

Was zählt zu den Einnahmen?

Einnahmen sind mehr als die Kaltmiete. Viele Vermieter vergessen Positionen — und riskieren Nachfragen vom Finanzamt, weil die Zahlen nicht zu den Kontoauszügen passen.

• Kaltmieten aller Einheiten, auch Garagen und Stellplätze
• Nebenkostenvorauszahlungen der Mieter (die Ausgaben stehen dafür bei den Werbungskosten)
• Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung im Jahr des Zuflusses
• Einmalzahlungen wie Abstandszahlungen oder Entschädigungen
• Nicht dazu gehört die Kaution — sie bleibt Fremdgeld, solange du sie nicht wegen offener Forderungen verrechnest

Werbungskosten: die andere Seite der Rechnung

Von den Einnahmen ziehst du alle Ausgaben ab, die mit der Vermietung zusammenhängen: Schuldzinsen, die Abschreibung (AfA), Erhaltungsaufwand, Nebenkosten, Verwaltungskosten, Fahrten zum Objekt, Kontoführung, Software. Den vollständigen Katalog findest du in unserem Ratgeber zu den Werbungskosten — hier nur so viel: Wer die AfA vergisst, verschenkt jedes Jahr einen vierstelligen Betrag.

Ein Verlust aus Vermietung ist kein Problem, sondern normal — gerade in den ersten Jahren mit hohen Zinsen und Renovierungen. Er wird mit deinen anderen Einkünften verrechnet und senkt so deine Steuerlast, solange eine ernsthafte Vermietungsabsicht besteht.

Fristen: wann die Erklärung abgegeben sein muss

Als Vermieter bist du zur Abgabe verpflichtet. Die reguläre Frist läuft bis zum 31. Juli des Folgejahres; mit Steuerberater verlängert sie sich bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Wer zu spät abgibt, riskiert Verspätungszuschläge — bei Nachzahlungen kommen Zinsen dazu.

Plane rückwärts: Für eine saubere Erklärung brauchst du die fertige Nebenkostenabrechnung, alle Belege und die Zinsbescheinigung der Bank. Wer das erst im Juli zusammensucht, verliert Abzugspositionen, weil Belege fehlen.

Die häufigsten Fehler privater Vermieter

• Nebenkostenvorauszahlungen nicht als Einnahme erfasst — das Finanzamt gleicht mit Kontodaten ab
• AfA nicht oder mit falscher Bemessungsgrundlage angesetzt (Grundstücksanteil gehört nicht in die AfA)
• Erhaltungsaufwand als Herstellungskosten behandelt — oder umgekehrt
• Fahrten, Kontoführung, Software und Porto schlicht vergessen
• Belege nicht aufbewahrt — bei Nachfragen platzt der Abzug
• Objekte vermischt statt je Objekt getrennt erklärt

Belege und Aufbewahrung: dein Fundament

Das Finanzamt darf Nachweise verlangen. Bewahre Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Abrechnungen geordnet auf — pro Objekt und Jahr. Wie lange welche Unterlagen aufzubewahren sind und was die GoBD für digitale Belege bedeuten, liest du im Ratgeber zur Aufbewahrung.

Abgegeben wird die Erklärung heute elektronisch über ELSTER oder eine Steuersoftware. Belege schickst du nicht mehr automatisch mit — es gilt die Belegvorhaltepflicht: Du reichst nur nach, was das Finanzamt anfordert. Genau deshalb ist die geordnete Ablage so wichtig: Kommt die Nachfrage zwei Jahre später, musst du den Handwerkerbeleg von damals noch griffbereit haben. Wer je Objekt einen digitalen Ordner mit Einnahmen, Ausgaben und Verträgen führt, beantwortet solche Anfragen in Minuten statt Wochen.

So bereitet Rentprime deine Steuererklärung vor

In Rentprime laufen Mieteingänge über den Bank-Sync automatisch ein, die Beleg-KI liest Rechnungen aus und ordnet sie den Kostenarten zu. Der Steuer-Export fasst am Jahresende Einnahmen und Werbungskosten je Objekt zusammen — du überträgst die Summen nur noch in dein Steuerformular oder gibst sie deinem Steuerberater. Ab 15,90 € im Monat für bis zu 5 Einheiten.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung — für deinen konkreten Einzelfall lohnt der Weg zum Steuerberater.

Häufige Fragen

Muss ich als Vermieter eine Steuererklärung abgeben?

Ja, wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt, ist zur Abgabe verpflichtet — auch wenn unterm Strich ein Verlust steht. Die reguläre Frist ist der 31. Juli des Folgejahres.

Zählen Nebenkostenvorauszahlungen zu den Mieteinnahmen?

Ja, die Vorauszahlungen deiner Mieter sind Einnahmen im Jahr des Zuflusses. Im Gegenzug setzt du die tatsächlich gezahlten Betriebskosten als Werbungskosten ab — steuerlich gleicht sich das meist weitgehend aus.

Ist die Kaution eine steuerpflichtige Einnahme?

Nein. Die Kaution ist Fremdgeld und bleibt steuerfrei, solange du sie nur verwahrst. Erst wenn du sie wegen offener Forderungen einbehältst, wird der einbehaltene Teil zur Einnahme.

Was passiert bei einem Verlust aus Vermietung?

Ein Verlust wird mit deinen übrigen Einkünften verrechnet und senkt deine Steuerlast. Voraussetzung ist eine ernsthafte, auf Dauer angelegte Vermietungsabsicht — bei dauerhafter Verlustvermietung prüft das Finanzamt genauer.