Hausmeister beauftragen — Vertrag, Kosten, Umlage.
Ein Hausmeistervertrag muss die reine Objektbetreuung sauber von Reparaturen und Verwaltungsleistungen trennen — sonst kürzt der Mieter die Nebenkostenabrechnung. Wie der Vertrag aussieht, was er kostet und wie du die Umlage rechtssicher gestaltest.
Ein Hausmeistervertrag umfasst die laufende Betreuung des Objekts — Reinigung Gemeinschafts flächen, Grünpflege im Kleinen, Ablesen und Sichtprüfung. Diese Kosten sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig, sobald der Mietvertrag es vorsieht. Reparaturen und Verwaltungsleistungen sind ausgenommen und müssen im Vertrag getrennt ausgewiesen sein.
Was der Hausmeister tun darf — und was nicht
Der Bundesgerichtshof unterscheidet klar: die laufende, wiederkehrende Betreuung ist Betriebskosten geschehen und umlagefähig; die einzelfallbezogene Reparatur ist Instandhaltung und fällt dem Vermieter allein zur Last (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Wer beide Tätigkeiten im selben Vertrag pauschal abrechnet, provoziert eine Kürzung durch den Mieter — im Zweifel um den gesamten Hausmeisterposten.
Ebenfalls nicht umlagefähig sind Verwaltungs tätigkeiten (Mahnwesen, Vertragsverwaltung, Ausschreibungen). Die Landgerichte kürzen regelmäßig, wenn der Hausmeistervertrag verwalterartige Aufgaben enthält.
Der Mustervertrag — was hinein gehört
- Vertragsparteien mit vollständiger Anschrift und Steuernummer
- Objektbeschreibung mit Anzahl Einheiten und Zugangsregelung
- Detaillierte Leistungsbeschreibung als Anlage (was, wie oft, wo)
- Trennung: umlagefähig / nicht umlagefähig (zwei Rechnungen empfohlen)
- Vergütung: Pauschale je Monat plus getrennter Stundensatz für Sondereinsätze
- Reaktionszeiten in Notfällen (24 h, Wochenende, Feiertage)
- Haftpflichtversicherung des Auftragnehmers, Nachweis jährlich
- Kündigungsfrist: 3 Monate zum Quartalsende üblich
Marktpreise 2026
| Leistung | Häufigkeit | Preis pro Monat |
|---|---|---|
| Grundpaket Wohnanlage 6–12 Einheiten | monatlich | 180–260 € |
| Reinigung Treppenhaus (wöchentlich) | 1×/Woche | 120–180 € |
| Grünpflege im Kleinen | 14-täglich | 60–120 € |
| Winterdienst Bereitschaft | November–März | 40–80 € |
| Ablesung Zähler + Sichtprüfung | monatlich | im Grundpaket enthalten |
| Sondereinsätze Reparatur | je Einsatz | 35–55 €/h + Material |
Rechenbeispiel: Mehrfamilienhaus mit 10 Einheiten. Grundpaket 220 €, Reinigung 150 €, Grünpflege 90 €, Winterdienst-Bereitschaft im Winter 60 €. Jahresumlage: 220 • 12 + 150 • 12 + 90 • 12 + 60 • 5 = 5.820 €. Auf 10 Einheiten: 582 €/Jahr = 48,50 €/Monat je Einheit.
Umlage in der Nebenkostenabrechnung
Umlagefähig ist der Anteil nach § 2 Nr. 14 BetrKV, also die Betreuungsleistung. Nicht umlagefähig sind Reparaturen (auch wenn sie derselbe Hausmeister ausgeführt hat), Verwaltungs tätigkeiten und Kosten, die der Mieter selbst tragen müsste (z. B. Reinigung seiner eigenen Wohnungstür).
Zwei getrennte Rechnungen erleichtern die Trennung: eine über die Grundpauschale (umlagefähig), eine über Reparaturen und Sondereinsätze (nicht umlagefähig). Wer beides in einer Software wie Rentprime als getrennte Kostenarten führt, hat die Trennung im Belegjournal und in der Nebenkostenabrechnung automatisch — eine der häufigsten Widerspruchsquellen ist damit weg.
Konflikte und Kündigung
- Reaktionszeit nicht eingehalten: Abmahnung mit Frist, dann außerordentliche Kündigung
- Qualitätsmängel: Fotodokumentation je Quartal, zwei schriftliche Rügen
- Preiserhöhung ohne Vertrag: keine Umsetzung, alten Preis weiter zahlen
- Haftpflicht abgelaufen: sofortige Kündigung möglich (Sicherstellungspflicht)
- Schwarzarbeit-Verdacht: Vertrag beenden, Beleghaftung droht
Bei einer Kündigung gilt der Vertrag — üblich 3 Monate zum Quartalsende. Wichtig: dem Mieter die Änderung nicht ankündigen, solange kein neuer Vertrag steht, damit keine Vorwegleistungen einbehalten werden.
Der stille Klassiker: die vergessene Umlagevereinbarung
Ein häufiges Problem in Altverträgen: die Hausmeisterkosten sind nicht als umlagefähige Betriebskosten benannt. Ohne diese Vereinbarung ist der volle Betrag nicht auf den Mieter umlegbar — selbst wenn er in der Nebenkostenabrechnung auftaucht, kann der Mieter widersprechen und zurückfordern.
Die Reparatur ist einfach, aber nur mit Zustimmung: eine Ergänzungs vereinbarung, in der der Mieter zustimmt, die Hausmeisterkosten in dem in § 2 Nr. 14 BetrKV genannten Umfang zu tragen. Ohne Zustimmung bleibt es beim Alt zustand — der Vermieter trägt die Kosten selbst.
Rechenbeispiel: Ein Mehrfamilienhaus mit 8 Wohnungen, Hausmeisterkosten 4.800 €/Jahr. Ohne wirksame Umlagevereinbarung sind 600 € pro Wohnung nicht umlegbar. Auf zehn Jahre gerechnet: 48.000 €, die nicht der Mieter, sondern der Vermieter trägt — eine der teuersten Bereinigungen im Bestand.
Vertrag beenden — der saubere Weg
Die häufigste Ursache für Streit am Vertragsende ist der „Besenstich“: Werkzeuge, Schlüssel, Zufahrts karten müssen zurück, oft fehlt am Ende die Hälfte. Ein Übergabe protokoll bei Vertragsende ist Standard: Auflistung der überlassenen Gegenstände, aktueller Zustand, Rückgabe datum, Unterschrift.
Ebenfalls wichtig: die letzte Rechnung muss innerhalb der Kündigungsfrist eingehen, sonst greift die Verjährungs regel des § 195 BGB (3 Jahre) — der Vermieter kann keine Position mehr nachfordern, die im Übergabeprotokoll nicht erfasst war.
Häufige Fragen
Kann ich den Hausmeister komplett auf den Mieter umlegen?
Nur den Teil, der nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig ist — Betreuung, Kontrolle, Kleinstpflegen. Reparaturen und Verwaltungsleistungen bleiben Sache des Vermieters. Getrennte Rechnungen sind der beste Nachweis.
Ist der Hausmeister umsatzsteuerpflichtig?
Ja, wenn er kein Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist. Dann weist er 19 % aus. Der Vermieter darf den Bruttobetrag in die Nebenkostenabrechnung übernehmen, sofern er nicht selbst zur Umsatzsteuer optiert hat.
Was passiert, wenn der Hausmeister einen Schaden verursacht?
Seine Haftpflicht deckt den Schaden. Deshalb ist der jährliche Nachweis der Haftpflicht Vertragspflicht. Bei nicht versicherten Schäden haftet der Vermieter mittelbar — die Verkehrssicherungspflicht bleibt bei ihm.
Kann ein Mini-Job ein Ersatz sein?
Ja, aber mit Aufwand. Anmeldung Minijob-Zentrale, Berufsgenossenschaft, U1/U2-Umlage, Nachweispflichten. Für kleine Bestände wirtschaftlich, für alles darüber ist ein Dienstleistervertrag meist einfacher.