Mahnung automatisch versenden — rechtssicher und pünktlich.

Fälligkeit und Verzug — die Grundlagen

Die Miete ist nach § 556b BGB spätestens am dritten Werktag jedes Monats fällig. Bezahlt der Mieter nicht, ist er nach § 286 BGB grundsätzlich in Verzug, sobald er eine Mahnung erhalten hat — mit einer wichtigen Ausnahme: Nach 30 Tagen ab Fälligkeit tritt Verzug auch ohne Mahnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Für Vermieter heißt das: Wer mahnt, dokumentiert den Verzug früher und darf ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen verlangen.

Der zweite Werktag der Woche zählt für die Berechnung des dritten Werktags nicht mehr als Werktag, wenn er auf einen Samstag fällt — der BGH hat 2016 entschieden, dass Samstage nicht als Werktag im Sinne des § 556b BGB gelten. Die Miete für Juli 2026 ist damit am Dienstag, dem 4. Juli 2026, fällig — nicht am Samstag, dem 1. Juli.

Die drei Mahnstufen — als Ablauf

1. Zahlungserinnerung (Tag 4 bis 7): freundlicher Hinweis, keine Kosten, keine Zinsen — reine Reminder-Funktion.
2. Erste Mahnung (Tag 14): förmlich, mit konkretem Betrag, Frist zur Zahlung, Hinweis auf Verzug nach § 286 BGB.
3. Zweite Mahnung / Abmahnung (Tag 30 bis 60): mit Verzugszinsen nach § 288 BGB, Ankündigung fristloser Kündigung bei Zahlungsrückstand über zwei Monatsmieten (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB).

Was jede Mahnung enthalten muss

Automatisierung ohne Rechtsverlust

Automatische Mahnungen sind zulässig, wenn du drei Punkte beachtest: Zugang, Individualisierung und Karenzfrist. Zugang meint, dass die Mahnung nachweisbar beim Mieter ankommt — per Einwurf-Einschreiben oder per E-Mail mit dokumentiertem Empfang. Individualisierung heißt: Kein Serienbrief-Look — Empfänger, Betrag und Objekt müssen konkret sein. Karenzfrist meint 3 bis 5 Tage Puffer für Buchungslaufzeiten.

Wer die Mahnläufe nicht jeden Monat manuell anstoßen will: In Rentprime hinterlegst du Fälligkeit, Karenzfrist und Mahntext einmal — die App löst nach Kontoabgleich automatisch die passende Stufe aus und dokumentiert den Zugang.

Rechenbeispiel: Vollständige Verzugssituation

Warmmiete 1.100 €, Fälligkeit 3. September 2026, Zahlung erst am 20. Oktober 2026 — Verzug 47 Tage.

Bei drei solchen Vorfällen im Jahr sind das rund 60 € entgangene Verzugszinsen, die dir eine automatische Mahnung wieder zuführt — plus die Zeit von rund vier Stunden Mahnkorrespondenz pro Fall.

Grenze der Automatisierung: Fristlose Kündigung

Erreicht der Rückstand zwei Monatsmieten (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB) oder ist der Mieter in zwei aufeinander folgenden Terminen mit einem nicht unerheblichen Teil im Verzug, kannst du fristlos kündigen. Diesen Schritt sollte niemand automatisieren: Die Kündigung muss individuell geprüft, begründet und schriftlich zugestellt werden. Zusätzlich hat der Mieter nach § 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB die Schonfrist von zwei Monaten nach Zustellung der Räumungsklage, um den Rückstand nachzuzahlen und die Kündigung unwirksam zu machen.

Was du beim Zustellungsnachweis beachtest

• E-Mail: Zugangsbestätigung per Lesebestätigung reicht nicht — besser Antwort einholen oder Portal-Log.
• Einwurf-Einschreiben: der Klassiker, dokumentiert den Einwurf mit Datum und Ort.
• Boten-Zustellung: schriftliche Bestätigung des Boten mit Uhrzeit.
• Kein Standardbrief ohne Nachweis — im Streit vor Gericht wertlos.

Textbausteine für jede Mahnstufe

Die drei Mahnstufen unterscheiden sich nicht nur im Inhalt, sondern deutlich im Ton. Stufe 1 klingt wie ein Freundschaftsdienst, Stufe 2 wie eine Geschäftsbeziehung, Stufe 3 wie ein rechtlicher Hinweis. Wer alle drei Stufen mit demselben Text schreibt, verschenkt Wirkung — und die Kündigungsandrohung in Stufe 3 wird nicht mehr ernst genommen. Praxisbewährt sind kurze, klare Formulierungen ohne Drohgebärden und ohne juristische Superlative.

• Immer den konkreten Monat und die exakte Summe nennen — Sammelforderungen ohne Aufschlüsselung sind angreifbar.
• Rechtsgrundlagen zitieren, aber nicht juristisch flechten — ein Halbsatz nach § 286 BGB reicht.
• Frist mit konkretem Datum („bis 15. Oktober 2026"), nicht mit relativem Zeitraum („innerhalb von zwei Wochen").
• Kontaktangebot geben — nicht jede Verspätung ist Böswilligkeit, oft steckt eine Notlage dahinter.

Wer diese Struktur ein Jahr durchhält, erlebt einen erstaunlichen Effekt: Die Zahl der Mahnstufe-3-Fälle sinkt um rund die Hälfte, weil Mieter frühzeitig reagieren — sie fühlen sich nicht bedroht, sondern informiert. Das ist der eigentliche Gewinn der Automatisierung: nicht die Zeitersparnis, sondern die konsistente Kommunikation.

Häufige Fragen

Muss ich zwingend zweimal mahnen?

Nein. Nach § 286 Abs. 3 BGB tritt Verzug auch ohne Mahnung 30 Tage nach Fälligkeit ein. Zwei Mahnstufen sind aber üblich, weil sie die Beziehung schonen und den Zahlungswillen fördern.

Sind Mahngebühren zulässig?

Nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten (Porto, Registerauszug). Pauschalen ohne Nachweis, etwa „5 € Mahngebühr", sind nach BGH-Rechtsprechung nicht durchsetzbar.

Ab welchem Rückstand darf ich fristlos kündigen?

Nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB bei einem Rückstand von mindestens zwei Monatsmieten oder zwei aufeinander folgenden Terminen mit erheblichem Rückstand. Der Mieter kann nach § 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB die Kündigung durch Nachzahlung binnen zwei Monaten nach Räumungsklage heilen.

Darf ich per E-Mail mahnen?

Ja, wenn der Mieter dieser Zustellung nicht widersprochen hat und du den Zugang nachweisen kannst. Im Streitfall ist Einwurf-Einschreiben oder Bote sicherer — auch parallel zur E-Mail.

Wie oft prüfe ich Zahlungseingänge, wenn der Abgleich automatisch läuft?

Einmal pro Woche reicht bei kleinen Portfolios. Bei zehn oder mehr Einheiten lohnt sich ein täglicher Blick zwischen 3. und 10. des Monats — das ist der Zeitraum, in dem die meisten Zahlungen ankommen und sich Probleme abzeichnen.