Abrechnungsfrist verpasst — was jetzt noch geht.
Nach § 556 Abs. 3 BGB hast du zwölf Monate — versäumst du sie, ist die Nachforderung ausgeschlossen. Was du danach noch tun kannst und wo der BGH nur ausnahmsweise zurücknimmt.
Wenn die Zwölf-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB abgelaufen ist, kann der Vermieter keine Nachforderung mehr durchsetzen. Der BGH erkennt nur in engen Ausnahmen an, dass der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat — etwa bei verspäteten Grundsteuerbescheiden. Guthaben zugunsten des Mieters bleiben bestehen, Vorauszahlungen lassen sich nach § 560 Abs. 4 BGB nur mit Wirkung für die Zukunft anpassen.
Die 12-Monats-Frist des § 556 BGB
Nach § 556 Abs. 3 S. 3 BGB muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Abrechnungsjahr 2025 ist der letzte Termin also der 31. Dezember 2026. Verpasst du diese Frist, sind Nachforderungen ausgeschlossen — und zwar unabhängig davon, ob die Positionen materiell berechtigt gewesen wären.
Wichtig sind zwei Punkte: Der Vermieter trägt die Beweislast für den Zugang, nicht für den Versand. Und die Frist läuft unabhängig davon, ob dir Rechnungen des Versorgers, der Hausverwaltung oder des Messdienstes rechtzeitig vorliegen. Ausnahmen gelten nur, wenn du die Verzögerung nicht zu vertreten hast — was der BGH extrem streng auslegt.
Was passiert nach Ablauf der Frist
| Situation | Möglich | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Nachforderung Vermieter | Nein | § 556 Abs. 3 S. 3 BGB |
| Guthaben Mieter auszahlen | Ja, jederzeit | § 556 Abs. 3 S. 3 BGB |
| Belegeinsicht nachliefern | Ja | § 259 BGB |
| Vorauszahlungen weiter anpassen | Ja, nur ex nunc | § 560 Abs. 4 BGB |
| Anpassung an geänderte Fläche | Ja, für zukünftige Perioden | § 556 BGB |
Der einzige Rettungsanker: „nicht zu vertreten“
§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB kennt genau eine Ausnahme: Wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Der BGH legt das seit Jahren extrem eng aus. Anerkannt sind praktisch nur:
- Verspätete Grundsteuerbescheide oder Sondergebühren, auf die der Vermieter warten muss.
- Kaufabwicklung mit dem Vorbesitzer, wenn Unterlagen tatsächlich nicht rechtzeitig übergeben wurden.
- Schwerwiegende Krankheit des Vermieters ohne Vertreter (Einzelfall).
Nicht anerkannt werden dagegen: verspätete Rechnungen des Hausmeisters, fehlende Zeit, Urlaub, komplizierte Umlagen. Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung notfalls mit Schätzwerten rechtzeitig zu erstellen und später nur zu korrigieren.
Was du jetzt noch tun kannst
- Schnell prüfen, ob wirklich die 12-Monats-Frist gerissen wurde — der Zeitpunkt des Zugangs entscheidet.
- Sammle Belege, ob du die Verspätung tatsächlich nicht zu vertreten hast (Fremdbelege, Krankschreibung, Bescheid mit spätem Datum).
- Schicke sofort eine Abrechnung — auch nach Ablauf. Sie kann ein Guthaben zugunsten des Mieters ergeben oder für die nächste Periode dokumentarisch wichtig sein.
- Passe die Vorauszahlungen für das laufende Jahr an, wenn die verpasste Periode ein deutliches Delta gezeigt hätte (§ 560 Abs. 4 BGB) — allerdings nur mit Wirkung für die Zukunft.
- Ziehe für die Zukunft eine Fristerinnerung ein: 10 Monate nach Periodenende ist Deadline für die Erstellung, 11 Monate für den Versand mit Zustellnachweis.
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Was du sicher nicht mehr durchsetzen kannst
Kaum ein Punkt wird so kreativ umgangen wie die Ausschlussfrist. Diese Wege funktionieren nicht:
- Aufrechnung mit einer alten Kaution: Die verjährte Nachforderung wird dadurch nicht wieder lebendig.
- Verrechnung mit einer neuen Nachzahlung: Nach BGH-Rechtsprechung wirkt die Ausschlussfrist absolut.
- Nachträgliche Nachzahlung „im Kulanzweg“: Der Mieter kann zurückfordern; die Zahlung wird nicht als Anerkenntnis gewertet.
- Anfechtung einer bereits abgeschlossenen Abrechnung mit dem Ziel, sie durch eine neue mit Nachforderung zu ersetzen.
Was bleibt: die konsequente Vorbereitung des nächsten Abrechnungszeitraums. Eine sauber laufende Abrechnung entsteht im Januar, nicht im Dezember.
Der Sonderfall: Objekt-Übernahme oder -Verkauf
Bei einer Übernahme des Objekts während des Abrechnungszeitraums gibt es zwei Konstellationen:
- Kauf während des Jahres: Der neue Eigentümer rechnet für den gesamten Abrechnungszeitraum ab — es sei denn, der Kaufvertrag regelt eine anderweitige Zuordnung.
- Verkauf während des Jahres: Der ehemalige Eigentümer bleibt für die Zeit vor dem Übergang verantwortlich. Ein Übergabeprotokoll zwischen alten und neuen Eigentümer mit Vorauszahlungsstand und Rechnungslage ist Pflicht.
- Zwei Vermieter, ein Zeitraum: Jede Partei rechnet für ihren Zeitraum separat ab, jede unterliegt ihrer eigenen 12-Monats-Frist.
Wird die Übergabe schlampig gemacht, verpasst häufig der Käufer die Frist — weil er die Belege vom Verkäufer nicht rechtzeitig bekommt. Der Rettungsanker „nicht zu vertreten“ greift auch hier nur, wenn der Käufer nachweislich alles Zumutbare unternommen hat.
Häufige Fragen
Zählt der Poststempel oder der Zugang?
Der Zugang beim Mieter zählt. Der Vermieter trägt die Beweislast — deshalb ist Einwurfeinschreiben mit Rückschein die sichere Wahl.
Kann ich in einer Zwölf-Monats-Frist auch Monate zusammenfassen?
Ja, aber der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nicht überschreiten. Eine 15-Monats-Abrechnung ist auch formell unwirksam.
Was ist mit dem Guthaben, wenn die Frist läuft?
Guthaben zugunsten des Mieters bleiben unabhängig von der Frist bestehen. Auch nach Ablauf kannst du eine Gutschrift schicken — das ist zulässig und in vielen Fällen sinnvoll für die Beziehung.
Kann ich die Vorauszahlungen nachträglich anpassen?
Ja, aber nur mit Wirkung für die Zukunft, § 560 Abs. 4 BGB. Eine rückwirkende Anpassung ist ausgeschlossen — auch, wenn die verpasste Abrechnung deutlich höhere Kosten gezeigt hätte.