Leerstand in der Abrechnung: diesen Anteil trägst du — und so rechnest du korrekt.

Der Grundsatz: Leerstandskosten trägt der Vermieter

Das Leerstandsrisiko ist dein unternehmerisches Risiko als Vermieter — du darfst es nicht auf die verbliebenen Mieter abwälzen. Nach ständiger Rechtsprechung wird bei flächenabhängigen Kosten weiterhin nach der Gesamtwohnfläche des Hauses verteilt, einschließlich der leeren Einheiten. Der rechnerische Anteil der leeren Wohnung bleibt bei dir hängen.

Falsch — und ein klassischer Abrechnungsfehler — wäre es, die Gesamtkosten einfach nur auf die vermieteten Flächen zu verteilen. Damit würden die Mieter den Leerstand mitbezahlen, und genau diese Position kann der Mieter erfolgreich angreifen.

So rechnest du den Leerstandsanteil konkret aus

Bei der Verteilung nach Wohnfläche ändert sich am Schlüssel nichts: Anteil des Mieters = Wohnfläche seiner Einheit ÷ Gesamtwohnfläche aller Einheiten. Beispiel: Haus mit 500 m², davon 100 m² leer. Die Versicherungsprämie wird durch 500 geteilt — nicht durch 400. Die auf die 100 m² entfallenden Kosten schreibst du dir selbst zu.

• Flächenschlüssel: Gesamtfläche inklusive Leerstand als Divisor
• Personenschlüssel: leere Wohnung mit einem angemessenen fiktiven Ansatz berücksichtigen — oder besser auf Fläche umstellen
• Verbrauchskosten (Wasser mit Zählern): fallen in leeren Einheiten kaum an — hier trägst du fast nichts

Heizkosten bei Leerstand: der Sonderfall HKVO

Heizkosten werden nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch und im Übrigen nach Fläche verteilt (§7 HKVO). In der leeren Wohnung entsteht kaum Verbrauch — aber der flächenabhängige Grundkostenanteil läuft weiter, und der bleibt bei dir. Je höher der vereinbarte Grundkostenanteil, desto teurer wird Leerstand für dich im Winter.

Ganz auf null heizen solltest du die leere Wohnung trotzdem nicht: Frostschutz und Schimmelvermeidung gehören zu deinen Pflichten, und ein Wasserschaden durch eingefrorene Leitungen kostet mehr als jeder Heizkostenanteil.

Welche Kosten laufen bei Leerstand überhaupt weiter?

Verbrauchsunabhängige Kosten laufen in voller Höhe weiter: Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger. Verbrauchsabhängige Kosten sinken, verschwinden aber selten ganz — viele Kommunen berechnen etwa bei Müll und Wasser Grundgebühren pro Einheit, die unabhängig von der Nutzung anfallen. Auch diese Grundgebühren-Anteile der leeren Wohnung trägst du.

Leerstand steuerlich nicht vergessen

Der kleine Trost: Die Betriebskosten, die du für leerstehende Einheiten selbst trägst, kannst du bei fortbestehender Vermietungsabsicht als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen. Dokumentiere die Vermietungsbemühungen (Inserate, Besichtigungen), damit das Finanzamt die Absicht anerkennt.

Häufige Fehler bei Leerstand in der Abrechnung

• Gesamtkosten nur auf vermietete Flächen verteilt — Mieter zahlen den Leerstand mit
• Personenschlüssel stur weitergeführt, obwohl Einheiten leer stehen
• Grundgebühren pro Einheit (Müll, Wasser) komplett auf die Mieter umgelegt
• Heiz-Grundkosten der leeren Wohnung stillschweigend den Mietern zugeschlagen
• Leerstandszeiten nicht taggenau erfasst, wenn eine Einheit nur Teile des Jahres leer stand

So behält deine Abrechnung den Leerstand automatisch im Griff

Handarbeit wird beim Leerstand schnell fehleranfällig — vor allem, wenn eine Einheit nur drei Monate im Abrechnungsjahr leer stand. In Rentprime sind Belegungszeiten pro Einheit hinterlegt: Die Abrechnung verteilt jede Kostenart automatisch über die Gesamtfläche, rechnet Leerstandszeiten taggenau und weist deinen Eigenanteil transparent aus. So siehst du auch gleich, was dich der Leerstand tatsächlich gekostet hat.

Häufige Fragen

Wer zahlt die Nebenkosten für eine leerstehende Wohnung?

Der Vermieter. Der auf die leere Einheit entfallende Kostenanteil darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden — verteilt wird weiterhin über die Gesamtfläche einschließlich der leeren Wohnung.

Muss ich bei Leerstand den Verteilerschlüssel ändern?

Beim Flächenschlüssel nein — er funktioniert unverändert, dein Anteil ergibt sich automatisch. Nur ein Personenschlüssel wird bei Leerstand problematisch; hier ist die Umstellung auf Fläche der sauberere Weg.

Wie werden Heizkosten bei Leerstand verteilt?

Nach §7 HKVO wie sonst auch: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Den Flächen-Grundkostenanteil der leeren Wohnung trägst du als Vermieter, den geringen Verbrauchsanteil ebenfalls.

Kann ich Leerstandskosten von der Steuer absetzen?

Ja — bei fortbestehender Vermietungsabsicht sind die selbst getragenen Betriebskosten Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung. Belege für deine Vermietungsbemühungen solltest du aufbewahren.