GoBD-konforme Vermieter-Software — Belege 10 Jahre unveränderbar.
GoBD klingt nach Buchhalter-Kürzel, betrifft aber jeden Vermieter, der Belege digital führt. Wir zeigen, welche vier Grundsätze deine Software erfüllen muss, damit das Finanzamt digitale Rechnungen nicht ablehnt.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung digitaler Belege) verlangen für Vermieter fünf Dinge: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Konkret heißt das: Jeder Beleg ist im Original oder als bildliches Duplikat 10 Jahre nach § 147 AO abrufbar, jede Änderung wird protokolliert, und du hast eine Verfahrensdokumentation.
Was die GoBD für Vermieter bedeuten
Die GoBD sind ein BMF-Schreiben vom November 2019 — kein eigenes Gesetz, sondern die Auslegung des Finanzministeriums zu den steuerlichen Aufbewahrungspflichten aus § 147 AO. Sie gelten für jede Person mit Aufzeichnungspflicht — und dazu gehörst du als Vermieter mit Einkünften nach § 21 EStG, sobald du deine Belege elektronisch führst.
Das häufigste Missverständnis: „Das gilt nur für Gewerbetreibende.“ Falsch. Sobald du digitale Belege statt Papier archivierst, greifen die Regeln — unabhängig von der Rechtsform.
Die fünf GoBD-Grundsätze in Klartext
| Grundsatz | Für Vermieter heißt das |
|---|---|
| Vollständigkeit | Kein Beleg fehlt, keine Buchung wird gelöscht |
| Richtigkeit | Beträge und Daten entsprechen dem Original |
| Zeitgerechtheit | Erfassung zeitnah, spätestens im Folgemonat |
| Ordnung | Systematische Ablage, wiederauffindbar |
| Unveränderbarkeit | Nachträgliche Änderungen sind protokolliert |
Vor allem der letzte Punkt schließt Word-Dokumente und einfache Ordner aus: Wenn du eine PDF im normalen Windows-Ordner ablegst, kannst du sie unbemerkt austauschen. Eine GoBD-konforme Software protokolliert jedes „Ersetzen“-Ereignis mit Zeitstempel, Nutzer und Grund.
Verfahrensdokumentation — der oft vergessene Teil
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation (Rn. 151). Das ist ein Dokument, das beschreibt: Wie kommen Belege in dein System (Scan, E-Mail, Foto)? Wer erfasst sie? Wo werden sie gespeichert? Wie werden Änderungen protokolliert? Wie sicherst du gegen Datenverlust?
Für kleine Vermieter reichen 2–3 Seiten. Wer sie nicht hat, bekommt bei einer Betriebsprüfung ein „nicht ordnungsgemäß“ — was Schätzungen zur Folge haben kann. Gute Software liefert eine Vorlage; du füllst deinen Namen und deine Abläufe ein, unterschreibst und legst sie zu den Steuerunterlagen.
Rechenbeispiel: Was schätzt das Finanzamt
Ein Vermieter mit 8 Einheiten hat 3 Jahre lang Belege in einem Windows-Ordner ohne Änderungs-Protokoll geführt. Bei der Betriebsprüfung stuft das Finanzamt die Aufzeichnungen als „nicht ordnungsgemäß“ ein und schätzt nach § 162 AO. Übliche Sicherheitszuschläge: 5–10 Prozent auf die Einkünfte.
- Erklärte Einkünfte 3 Jahre: 60.000 Euro
- Sicherheitszuschlag 7,5 %: 4.500 Euro
- Zusätzliche Steuer bei 35 %-Satz: rund 1.575 Euro
- Plus Zinsen nach § 233a AO: rund 250 Euro
- Gesamtschaden vermeidbar mit GoBD-Software: rund 1.825 Euro — für einen Vorfall
Wer den Aufwand für Beleg-Sortieren und Verfahrensdokumentation nicht händisch stemmen will: Rentprime protokolliert jede Beleg-Änderung, liefert eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation und archiviert Belege verschlüsselt für die volle 10-Jahres-Frist.
Prüf-Checkliste für die Software
- Jede Änderung an einem Beleg wird protokolliert (wer, wann, was)
- Belege sind mindestens 10 Jahre abrufbar (§ 147 Abs. 3 AO)
- Original-Datei bleibt unangetastet, Bearbeitung nur als Kopie
- Volltextsuche über alle Belege möglich
- Export in offenem Format (PDF, CSV) jederzeit möglich
- Datev-Export für Steuerberater vorhanden
- Verfahrensdokumentation als Vorlage im System
- Löschen ist entweder unmöglich oder protokolliert
- Verschlüsselte Speicherung (siehe eigene Sicherheits-Regel)
- Regelmäßige Backups mit dokumentiertem Restore-Test
Was passiert bei der Betriebsprüfung
Bei Einkünften aus Vermietung ist eine Außenprüfung nach § 193 AO möglich, wenn die Verhältnisse überprüfungswürdig erscheinen — typisch bei größeren Portfolios, plötzlichen Werbungskosten-Sprüngen oder Auffälligkeiten in der Steuererklärung. Der Prüfer verlangt dann Zugriff auf die digitalen Belege im Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO.
| Zugriffsart | Was der Prüfer bekommt | Aufwand für dich |
|---|---|---|
| Z1 — unmittelbar | direkter Blick in dein System (Read-only) | gering |
| Z2 — mittelbar | du bereitest Auszüge nach seinen Vorgaben auf | hoch |
| Z3 — Datenträger | Export für seine Prüfsoftware IDEA | mittel |
Die günstigste Variante ist Z1 mit einem Read-only-Prüfer-Zugang. Deine Software sollte diesen anbieten — sonst musst du Z3 fahren und tage- bis wochenlang Datenexporte anfertigen. Die IDEA-kompatiblen Formate sind CSV oder XML nach dem GDPdU-Beschreibungsstandard.
Nach der Prüfung bleiben die exportierten Daten beim Finanzamt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Du behältst die Originale in deiner Software — auch das ist eine Anforderung der GoBD (keine Löschung nach Übergabe).
Häufige Fragen
Muss ich als Privat-Vermieter GoBD-konform archivieren?
Ja, sobald du deine Belege digital führst. Die GoBD greifen bei jeder aufzeichnungspflichtigen Person — dazu gehören Vermieter mit Einkünften aus § 21 EStG. Nur wer alles auf Papier führt, ist von den technischen Anforderungen befreit — hat aber die gleichen Aufbewahrungspflichten aus § 147 AO.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Zehn Jahre für Rechnungen, Verträge und Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO. Sechs Jahre für Handelsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist — eine Rechnung vom März 2026 muss bis Ende 2036 abrufbar sein.
Reicht ein Scan im PDF-Format?
Ja, wenn der Scan bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt (GoBD Rn. 130 ff.). Das Papier-Original darf danach vernichtet werden — außer bei Einfuhr- oder Zolldokumenten. Wichtig: Der Scan muss unveränderbar abgelegt sein, sonst bringt er nichts.
Was ist eine Verfahrensdokumentation genau?
Ein schriftliches Dokument, das die Abläufe deiner Beleg-Erfassung beschreibt: Erfassung, Verarbeitung, Speicherung, Sicherung, Archivierung. Für Vermieter reichen 2–3 Seiten. Ohne diese Dokumentation ist deine digitale Buchführung im Sinne der GoBD nicht ordnungsgemäß — auch wenn die Software technisch alles kann.
Reicht die 10-Jahres-Aufbewahrung auch nach Ende der Vermietung?
Ja. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist — nicht mit dem Verkauf des Objekts. Wenn du 2026 verkaufst, musst du Belege von 2020 noch bis Ende 2030 vorhalten. Software mit garantierter Langzeit-Speicherung ist hier Gold wert.
Muss ich meine Excel-Buchführung auf GoBD umstellen?
Excel ist grundsätzlich möglich, wenn du Unveränderbarkeit sicherstellst — durch Versionsdateien mit Zeitstempel oder PDF-Ausdruck. Praktisch scheitert das meist am fehlenden Änderungs-Protokoll. Eine GoBD-Software erfüllt die Anforderungen out-of-the-box; Excel bleibt für Vermieter ab 5 Einheiten grenzwertig.