WEG-Jahresabrechnung: warum sie keine Nebenkostenabrechnung ist — und wie du sie umwandelst.

Zwei Abrechnungen, zwei Rechtswelten

Die WEG-Jahresabrechnung rechnet zwischen dir und der Eigentümergemeinschaft ab: Sie folgt dem Wohnungseigentumsgesetz, verteilt nach Miteigentumsanteilen und umfasst alles, was die Gemeinschaft kostet — inklusive Verwaltung, Rücklage und Reparaturen. Die Nebenkostenabrechnung rechnet zwischen dir und deinem Mieter ab: Sie folgt §556 BGB und der Betriebskostenverordnung, und dort dürfen nur umlagefähige Betriebskosten auftauchen. Zwei verschiedene Parteien, zwei Gesetze, zwei Kostenkataloge — deshalb kannst du die eine nicht als die andere verwenden.

Warum das Weiterreichen schiefgeht

Wer die Verwalterabrechnung einfach kopiert und dem Mieter schickt, baut gleich mehrere Fehler ein: Es stehen nicht umlagefähige Posten darin, der Verteilerschlüssel stimmt nicht (Miteigentumsanteile statt des mietvertraglich vereinbarten Schlüssels bzw. der Wohnfläche nach §556a BGB), und die WEG rechnet teils nach dem Abflussprinzip ab — also nach Zahlungszeitpunkt statt nach Verbrauchszeitraum. Eine solche Abrechnung ist formell oft noch wirksam, inhaltlich aber angreifbar; im Streit kürzt das Gericht die unzulässigen Positionen heraus.

Schritt 1: umlagefähige Posten herausziehen

Nimm die Einzelabrechnung der Verwaltung und gehe Position für Position durch. Umlagefähig ist, was in §2 BetrKV steht — typischerweise:

• Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung
• Heizung und Warmwasser (aus der Heizkostenabrechnung der WEG, nach HKVO verteilt)
• Allgemeinstrom, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Winterdienst
• Aufzug, Hausmeister (ohne Reparaturanteile), Schornsteinfeger
• Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes, Grundsteuer (kommt meist direkt an dich, nicht über die WEG)

Nicht umlagefähig und damit zu streichen: Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Instandhaltung und Reparaturen, Kontoführung, Rechts- und Beiratskosten. Gute Verwaltungen weisen die umlagefähigen Kosten in einer eigenen Spalte aus — falls nicht, fordere diese Aufschlüsselung an.

Schritt 2: Verteilerschlüssel und Zeitraum anpassen

Die WEG verteilt nach Miteigentumsanteilen — dein Mietvertrag sieht aber meist Wohnfläche oder Personenzahl vor, und ohne Vereinbarung gilt Wohnfläche (§556a Abs. 1 BGB). Verbrauchskosten (Heizung, Warmwasser, oft Wasser) übernimmst du dagegen direkt aus der verbrauchsabhängigen Erfassung deiner Einheit. Prüfe außerdem den Zeitraum: Deine Abrechnungsperiode gegenüber dem Mieter darf höchstens 12 Monate umfassen und muss zu seinem Vertrag passen — bei Mieterwechsel rechnest du zeitanteilig ab.

Die Fristfalle: späte WEG-Abrechnung schützt dich nicht automatisch

Deine Abrechnungsfrist gegenüber dem Mieter läuft 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ab (§556 Abs. 3 BGB) — unabhängig davon, wann die Verwaltung liefert. Kommt die WEG-Abrechnung zu spät, entschuldigt dich das nur, wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast — und dafür musst du nachweisen, dass du die Verwaltung rechtzeitig und nachdrücklich angemahnt hast. Warte also nicht passiv: Fordere die Jahresabrechnung früh an und dokumentiere jede Erinnerung. Zur Not rechne auf Basis der vorliegenden Belege ab und korrigiere nach.

Heizkosten: die HKVO gilt auch in der WEG

Für Heizung und Warmwasser gilt gegenüber deinem Mieter die Heizkostenverordnung: 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig (§7 HKVO), dazu seit 2023 die CO₂-Kostenaufteilung nach dem Stufenmodell. Üblicherweise erstellt der Messdienstleister der WEG bereits eine Einzelabrechnung für deine Wohnung — deren Werte übernimmst du. Fehlt die verbrauchsabhängige Abrechnung, droht dir das 15-prozentige Kürzungsrecht des Mieters (§12 HKVO).

Umwandlung automatisieren statt Zeilen abtippen

Genau diese Übersetzungsarbeit — umlagefähig filtern, Schlüssel umrechnen, Heizkosten nach HKVO und CO₂-Stufenmodell aufteilen — ist der Kern von Rentprime: Du erfasst die WEG-Jahresabrechnung als Beleg, die Beleg-KI liest die Positionen aus, und die Abrechnung ordnet sie den umlagefähigen Kostenarten nach §556 BGB und BetrKV zu. Heraus kommt eine Nebenkostenabrechnung, die dem Mietrecht standhält — nicht eine Kopie der Verwalterabrechnung.

Häufige Fragen

Kann ich die WEG-Jahresabrechnung einfach an den Mieter weitergeben?

Nein. Sie enthält nicht umlagefähige Posten wie Verwaltung und Rücklage und nutzt den falschen Verteilerschlüssel. Du musst die umlagefähigen Betriebskosten herausziehen und nach Mietrecht neu abrechnen.

Welche Posten der Hausgeldabrechnung sind nicht umlagefähig?

Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Instandhaltung und Reparaturen, Kontoführungsgebühren sowie Rechts- und Beiratskosten. Sie bleiben beim Eigentümer, sind aber teilweise als Werbungskosten absetzbar.

Was gilt, wenn die WEG-Abrechnung erst nach der 12-Monats-Frist kommt?

Die Frist des §556 Abs. 3 BGB gilt trotzdem. Nachforderungen sind nur gerettet, wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast — dafür musst du belegen, dass du die Verwaltung rechtzeitig gemahnt hast.

Welcher Verteilerschlüssel gilt gegenüber dem Mieter?

Der im Mietvertrag vereinbarte, sonst die Wohnfläche (§556a Abs. 1 BGB) — nicht die Miteigentumsanteile der WEG. Verbrauchskosten rechnest du nach der erfassten Nutzung deiner Einheit ab.