White-Label-Software für Hausverwaltungen — deine Marke, unsere Technik.
White-Label heißt: Deine Eigentümer und Mieter sehen dein Logo, deine Farben, deine Domain — die Software dahinter bleibt unsichtbar. Was das wirklich kostet, welche Fallstricke im Datenschutz stecken und wann es sich rechnet.
White-Label bedeutet: Mieter und Eigentümer sehen deine Marke, dein Logo, deine Domain — der Software-Anbieter tritt nicht in Erscheinung. Für Verwalter mit eigenem Auftritt lohnt sich das ab etwa 50 verwalteten Einheiten, davor überwiegt der Setup-Aufwand. Rechne mit einmalig 500–2.000 Euro plus 20–100 Euro monatlichem Aufschlag.
Was White-Label wirklich umfasst
Ein echtes White-Label-Angebot lässt drei Ebenen anpassen: die Domain (portal.deine-verwaltung.de statt anbieter.de/login), das visuelle Erscheinungsbild (Logo, Farben, Schriften) und die Kommunikation (Absender-E-Mails, Fußzeilen, Impressum). Alles darunter ist Halb-Branding und wird von Kunden meist trotzdem als „gehostete Fremdlösung“ erkannt.
| Ebene | Halb-Branding | Echtes White-Label |
|---|---|---|
| Domain | subdomain.anbieter.de | portal.verwalter.de |
| E-Mail-Absender | noreply@anbieter.de | noreply@verwalter.de |
| Logo | austauschbar | austauschbar + Favicon + Meta |
| Impressum | Anbieter-Impressum verlinkt | dein Impressum, deine Datenschutz |
| App-Store-Präsenz | – | eigene App möglich (Enterprise) |
Datenschutz: Der unterschätzte Teil
Sobald das Portal unter deiner Domain läuft, trittst du als Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO gegenüber deinen Nutzern auf. Der Software-Anbieter wird zum Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO — mit unterschriebenem AV-Vertrag, technisch-organisatorischen Maßnahmen und im Zweifel dem Nachweis der Server-Standorte. Ohne diesen Vertrag ist White-Label datenschutzrechtlich nicht sauber, auch wenn optisch alles nach dir aussieht.
Rechenbeispiel: Ab 50 Einheiten lohnt es
Ein Verwalter mit 60 Einheiten zahlt 5 Euro pro Einheit und Monat, also 300 Euro Basis-Software. Der White-Label-Aufschlag beträgt 50 Euro/Monat plus 800 Euro Einrichtung. Auf drei Jahre gerechnet: 800 + 36 × 50 = 2.600 Euro. Pro Einheit macht das rund 43 Cent im Monat Extra — für ein eigenes Portal, das bei jeder Neu-Akquise als Argument zählt.
- Unter 30 Einheiten: rechnet sich meist nicht
- 30–50 Einheiten: prüfen, ob das Branding Neukunden bringt
- Über 50 Einheiten: fast immer sinnvoll, oft schon Standard-Erwartung
Wer diesen Weg ernsthaft geht und die Rechnungen im eigenen Auftritt ausspielen will: Rentprime bietet White-Label mit eigener Domain, Mail-Absender und Stripe-Connect-Auszahlung — der Endkunde sieht nur den Verwalter, nicht die dahinterliegende Plattform.
Fünf Fallen im White-Label-Setup
- Domain zu spät bestellt: SSL-Zertifikat braucht 24–72 Stunden, plane das ein
- Logo in falscher Auflösung: Für Retina-Displays mindestens 2x-Version liefern
- Impressum vergessen: Ohne Impressum verstößt du gegen § 5 TMG
- Keine E-Mail-Authentifizierung (SPF/DKIM/DMARC) — Mails landen im Spam
- Vertragsende: Was passiert mit deinen Kunden, wenn du kündigst? Klausel zur Datenmigration prüfen
Setup-Schritte in der richtigen Reihenfolge
- Domain und Sub-Domain reservieren (portal.deinname.de)
- Logo in 3 Varianten (SVG, PNG hell, PNG dunkel) bereitstellen
- Farbschema festlegen (Primär, Sekundär, Neutral)
- SSL-Zertifikat einrichten (meist über Let's Encrypt automatisch)
- E-Mail-Absender mit SPF/DKIM/DMARC konfigurieren
- Impressum und Datenschutzerklärung im Portal hinterlegen
- AV-Vertrag mit dem Anbieter unterschreiben
- Testkonto anlegen und den kompletten Nutzerpfad durchgehen
- Erste 3 Kunden migrieren und Feedback einholen
Vermarktung mit White-Label als Argument
White-Label bringt am meisten, wenn du es aktiv nach außen zeigst. Auf der Verwalter-Website ist es Teil des Angebots (modernes Eigentümer-Portal mit App-Zugriff, unter deiner Marke), im Erstgespräch mit potenziellen Kunden ein Live-Screen. Wer das White-Label nur intern nutzt, verschenkt den Marketing-Effekt.
| Kanal | Wie White-Label wirkt | Umsatz-Effekt |
|---|---|---|
| Erstgespräch mit WEG | Live-Portal-Demo unter eigener Marke | +30 % Abschlussquote |
| Website Verwalter | Screenshot des Portals im Angebot | besseres Ranking |
| Bestandskunden | kostenloser Upgrade-Effekt | weniger Kündigungen |
| Empfehlungsmarketing | Eigentümer zeigen App weiter | organisches Wachstum |
Wichtig ist die konsistente Umsetzung: Wenn im Angebot dein Logo steht, im Login-Fenster aber der Anbieter durchscheint, bricht das Vertrauen. Deshalb Domain, Absender-Mail und Fußzeilen zwingend anpassen — nicht nur das Logo im Header.
Häufige Fragen
Was kostet White-Label wirklich?
Realistische Bandbreite: 500–2.000 Euro einmalig für Setup und Design, plus 20–100 Euro monatlich Aufschlag auf die Basissoftware. Wer eigene mobile Apps im Store will, kommt schnell in den vierstelligen Bereich pro Jahr — für die meisten Verwalter unter 200 Einheiten unnötig.
Muss ich die Datenschutzerklärung selbst schreiben?
Ja. Sobald das Portal unter deiner Domain läuft, bist du der datenschutzrechtlich Verantwortliche. Der Software-Anbieter stellt einen Baustein-Text, den du in deine Erklärung übernimmst — die Verantwortung für die Vollständigkeit bleibt bei dir. Im Zweifel: Fachanwalt drüber schauen lassen.
Kann ich White-Label auch später aktivieren?
Meist ja — die Umstellung dauert 1–2 Wochen. Nutzer werden per E-Mail informiert und auf die neue Domain weitergeleitet. Wichtig: Alte Bookmarks brechen; eine Redirect-Phase von 30 Tagen ist Standard.
Was passiert bei Anbieterwechsel mit meinem Branding?
Nichts — Domain, Logo und Kundendaten gehören dir. Der Anbieter darf nach Vertragsende keine Restdaten behalten und muss dir einen Export im gängigen Format (CSV, PDF) bereitstellen. Prüfe die Klausel zur Datenmigration vor Unterschrift.
Bekomme ich mit White-Label eine eigene App im Store?
Nicht automatisch. Eine App unter eigenem Namen im Apple App Store oder Google Play kostet zusätzlich 500–3.000 Euro einmalig plus laufende Store-Gebühren. Für die meisten Verwalter reicht die Web-App im Browser — sie lässt sich als Homescreen-Symbol auf dem Smartphone speichern und sieht nach dem Öffnen wie eine echte App aus.
Wie lange dauert das White-Label-Setup wirklich?
Bei sauberer Vorbereitung 1–2 Wochen: Domain und SSL brauchen 24–72 Stunden, das Design-Setup einen halben Tag, die E-Mail-Konfiguration (SPF, DKIM, DMARC) einen weiteren halben Tag. Der Rest ist Testen und Kundeninformation. Wer Domain und Logo erst im Prozess bestellt, kommt eher bei 4 Wochen raus.