Software für kleine Hausverwaltungen — bis 100 Einheiten ohne Big-Player-Preis.

Was „klein“ konkret heißt

Als Hausverwalter mit Sitz in Deutschland brauchst du seit § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO eine Erlaubnis, sobald du Wohnimmobilien für andere verwaltest, und musst dich alle drei Jahre nach § 34c Abs. 2a GewO weiterbilden (20 Stunden). Wirtschaftlich wird das ab etwa 20 Einheiten interessant — darunter bleibt es meist Zuverdienst.

Wir sprechen hier über die zweite Zeile: 20 bis 100 Einheiten, meist WEG- und Miet-Sondereigentum gemischt, ein bis drei Personen im Team, kein festes Büro. Genau in diesem Segment liegt der Preisunterschied zwischen den Anbietern am größten — und die Fallhöhe.

Pflicht-Funktionen für den kleinen Verwalter

• Mandantenfähigkeit (getrennte Buchführung je Eigentümer/WEG)
• Sonder- und Gemeinschaftseigentum getrennt abrechnen
• Nebenkosten- und WEG-Jahresabrechnung nach § 28 WEG
• Trennung Instandhaltungsrücklage nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG
• Eigentümerversammlung mit Beschluss-Sammlung
• Kundenportal für Eigentümer (Belege einsehen, Beschlüsse abrufen)
• § 34c-konforme Buchhaltung mit getrenntem Mandantenkonto

Fehlt eines dieser Merkmale, ist die Software eine Vermieter-Software mit Verwaltungs-Etikett — kein echter Verwalter-Baukasten. Besonders die Trennung von Instandhaltungsrücklage und laufender Bewirtschaftung wird oft unterschätzt: Nach § 27 WEG haftest du persönlich, wenn du Rücklagen-Gelder für laufende Kosten verwendest.

Rechenbeispiel: 40 Einheiten, drei WEGs

Du verwaltest zwei WEGs mit je 12 Einheiten und ein Mietshaus mit 16 Einheiten. Umsatz aus Verwalter-Honoraren: 40 × 25 Euro × 12 Monate = 12.000 Euro netto. Wenn du für die Software 5 Euro pro Einheit zahlst — 40 × 5 × 12 = 2.400 Euro pro Jahr — sind das 20 Prozent deiner Bruttomarge. Das ist die realistische Obergrenze; alles darüber frisst dein Gehalt.

Wer die WEG-Jahresabrechnung nach § 28 WEG nicht per Hand rechnen will: In Rentprime hinterlegst du die Miteigentumsanteile je Einheit einmal — Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Rücklagen-Bewegung laufen automatisch mit.

Woran kleine Verwalter am häufigsten scheitern

1. Sie starten mit einer reinen Vermieter-Software und merken erst bei der ersten WEG-Abrechnung, dass die Mandantenfähigkeit fehlt
2. Sie mischen private Belege mit Verwalter-Belegen in einem Ordner — die IHK-Prüfung nach § 34c GewO wird zum Alptraum
3. Sie unterschätzen den Zeitbedarf für die erste Beleg-Migration und geben nach 20 Einheiten auf
4. Sie nutzen kein Kundenportal — jede Beleg-Anfrage kostet 15 Minuten E-Mail-Ping-Pong
5. Sie rechnen die Instandhaltungsrücklage einmal jährlich statt monatlich mitzuführen

Punkt 4 ist der Umsatzkiller. Ein Portal kostet den Verwalter praktisch nichts extra, spart aber bei 40 Einheiten und drei Beleg-Anfragen pro Jahr rund 30 Stunden Arbeitszeit — mehr als eine Woche Urlaub.

Migration aus dem alten Programm

1. Objekte und WEGs anlegen (mit Miteigentumsanteilen)
2. Einheiten und Eigentümer/Mieter importieren
3. Bankkonten je Mandant anbinden (getrennt für WEG-Konten!)
4. Belege der letzten 12 Monate hochladen
5. Erste Jahresabrechnung testweise durchrechnen und mit dem Alt-System vergleichen

Wichtig: Für jede WEG braucht es ein eigenes Bankkonto — das ist kein Software-Wunsch, sondern § 27 Abs. 3 WEG. Wer alles über ein Sammelkonto laufen lässt, verletzt seine Verwalterpflichten und riskiert Schadenersatz.

Vom Solo-Verwalter zum kleinen Team

Die kritische Größe für Software-Entscheidungen ist der Übergang vom Solo-Verwalter zum Zwei- oder Drei-Personen-Team. Bis 30 Einheiten macht meist eine Person alles. Ab 50 Einheiten braucht es Aufgabenteilung: Eine Person kümmert sich um Belege und Buchhaltung, eine um Mieterkommunikation und Wohnungsabnahmen. Die Software muss diese Trennung mit Rollen und Berechtigungen abbilden.

• Vollzugriff nur für den Inhaber
• Buchhaltungs-Rolle: Belege erfassen, keine Verträge ändern
• Kommunikations-Rolle: Portalzugang, keine Belege sehen
• Read-only-Rolle: Steuerberater und externe Prüfer

Ohne Rollen-Trennung erhält jede Aushilfe den Master-Login — und mit ihm die IBAN-Änderungs-Berechtigung. Das ist der klassische Betrugs-Vektor in kleinen Verwaltungen. Die Rechnung: Ein einziger Fall von IBAN-Manipulation bei einer Rücklage-Auszahlung kann fünfstellig sein, während die Kosten für eine Rollen-fähige Software höchstens dreistellig pro Monat sind.

Häufige Fragen

Ab wann brauche ich als Hausverwalter eine Erlaubnis nach § 34c GewO?

Sobald du gewerbsmäßig Wohnimmobilien für Dritte verwaltest — also Miet- oder WEG-Verwaltung gegen Entgelt anbietest. Die Erlaubnis holst du bei der zuständigen Behörde deines Sitzortes. Ausnahme: reine Eigenverwaltung deiner privaten Objekte.

Muss die Software die WEG-Jahresabrechnung nach § 28 WEG können?

Wenn du auch nur eine WEG verwaltest: ja. Die Miet-Nebenkostenabrechnung nach § 556 BGB und die WEG-Jahresabrechnung sind zwei getrennte Rechenwerke, die sich in der Systematik unterscheiden. Eine reine Vermieter-Software bildet das WEG-Rechenwerk nicht sauber ab.

Was kostet gute Verwalter-Software bis 100 Einheiten?

Realistisch 3–8 Euro pro Einheit und Monat. Bei 40 Einheiten sind das 120–320 Euro monatlich. Wer deutlich weniger zahlt, verzichtet meist auf Kundenportal oder Bankanbindung — beides Zeitfresser, die sich schnell rechnen.

Brauche ich pro WEG ein eigenes Bankkonto?

Ja. § 27 Abs. 3 WEG verlangt Fremdgelder getrennt vom Verwalter-Vermögen zu halten. Ein Sammelkonto für mehrere WEGs ist unzulässig. Die Software muss also mehrere Mandantenkonten anbinden können, sonst arbeitest du in einer Grauzone.

Kann ich als Kleinverwalter auf ein Kundenportal verzichten?

Rechtlich ja, wirtschaftlich nein. Die Belegeinsicht-Pflicht nach § 259 BGB erfüllst du auch per E-Mail — aber jede Anfrage kostet dich 15–30 Minuten. Ein Portal reduziert das auf Null: Der Eigentümer klickt sich seine Belege selbst. Bei 40 Einheiten sind das leicht 30 gesparte Stunden pro Jahr.