Was kostet Vermieter-Software wirklich?
Zwischen 0 und 50 Euro im Monat liegt alles — vom Gratis-Tarif bis zur Hausverwaltungs-Lösung. Was die Modelle wirklich kosten, was sie sparen und ab wann sich welches rechnet.
Vermieter-Software kostet 2026 je nach Modell zwischen 0 und rund 50 Euro im Monat: Gratis-Tarife decken meist nur Stammdaten ab, Cloud-Abos für private Vermieter liegen bei 10 bis 30 Euro, Lösungen für Verwaltungen bei 50 Euro aufwärts. Die Kosten sind als Werbungskosten voll absetzbar (§ 9 EStG).
Die drei Preismodelle im Vergleich
Am Markt haben sich drei Modelle durchgesetzt. Sie unterscheiden sich weniger im Preis als in dem, was du dafür bekommst — und in dem, was du weiterhin selbst tun musst.
| Modell | Typischer Preis | Enthalten | Typische Lücke |
|---|---|---|---|
| Gratis-Tarif / Freemium | 0 € (Zusatzmodule 1–8 €/Einheit) | Stammdaten, einfache Listen | Nebenkostenabrechnung, Heizkosten, Steuer-Export kosten extra |
| Desktop-Einmalkauf | 40–150 € einmalig + Update-Gebühr jährlich | Lokale Installation, Abrechnung | Kein Mieterportal, keine Bankanbindung, Backups sind dein Problem |
| Cloud-Abo privat | 10–30 €/Monat | Abrechnung, Belege, Verträge, Portal, Updates | Laufende Kosten — dafür monatlich kündbar |
| Cloud-Abo Verwaltung | 50–200 €/Monat + Staffel je Einheit | Multi-User, White-Label, API | Für 1–5 Wohnungen überdimensioniert |
Was die Software sparen muss, damit sie sich lohnt
Die ehrliche Rechnung ist keine Preisfrage, sondern eine Zeitfrage. Eine Nebenkostenabrechnung für ein Haus mit vier Wohnungen kostet per Hand oder Excel erfahrungsgemäß drei bis fünf Stunden — Belege sortieren, Verteilerschlüssel anwenden, Heizkosten nach HKVO splitten, CO₂-Stufe ermitteln, vier PDFs erzeugen. Mit Software, die Belege per Foto erkennt und die Schlüssel aus dem Mietvertrag übernimmt, sind es zehn bis zwanzig Minuten.
| Posten | Excel / per Hand | Cloud-Software (15,90 €/Monat) |
|---|---|---|
| Jahreskosten | 0 € | 190,80 € |
| Steuerabzug (Grenzsteuersatz 42 %) | — | −80,14 € |
| Effektive Jahreskosten | 0 € | 110,66 € |
| Zeitaufwand Nebenkostenabrechnung (4 Whg.) | ca. 4 Std. | ca. 20 Min. |
| Zeitaufwand Mietkontrolle, Mahnungen, Belege (Jahr) | ca. 12 Std. | ca. 2 Std. |
| Gesparte Stunden | — | ca. 13,5 Std. |
| Effektive Kosten je gesparter Stunde | — | ca. 8,20 € |
Dazu kommt der Posten, der in keiner Preistabelle steht: das Fehlerrisiko. Eine verpasste Abrechnungsfrist (§ 556 Abs. 3 BGB) kostet die gesamte Nachforderung — bei vier Wohnungen schnell 1.500 Euro. Ein Fristen-Wächter, der dich im Oktober erinnert, ist damit an einem einzigen Tag mehr wert als das Abo im ganzen Jahr.
Ab welcher Größe sich welches Modell rechnet
- Eine Wohnung, keine Heizkostenverteilung (z. B. Etagenheizung, Mieter zahlt direkt): Gratis-Rechner und eine gute Excel-Vorlage reichen oft. Software lohnt sich, wenn du Belege, Vertrag und Kaution an einem Ort willst.
- Eine bis fünf Wohnungen mit Zentralheizung: Hier beginnt der Break-even. HKVO-Split und CO₂-Stufe von Hand sind fehleranfällig; ein Abo für 10–20 Euro rechnet sich über die gesparte Zeit im ersten Jahr.
- Fünf bis 25 Wohnungen: Ohne Bankanbindung und automatischen Mietabgleich verbringst du Stunden mit Kontoauszügen. Ein Pro-Tarif um 30 Euro ist hier der Normalfall.
- Ab 25 Einheiten oder Fremdverwaltung: Multi-User, Eigentümerabrechnung und White-Label — die Verwaltungstarife ab 50 Euro, meist plus Staffel je Einheit.
Versteckte Kosten, die du einrechnen solltest
- Preis je Einheit: Manche Anbieter rechnen pro Wohnung ab — bei 10 Einheiten à 2 Euro sind das 20 Euro im Monat, obwohl der Grundpreis 0 Euro lautet.
- Update-Gebühren bei Einmalkauf: Gesetzesänderungen (CO₂KostAufG, HKVO-Novelle, Grundsteuerreform) erzwingen Updates — meist 30–60 Euro pro Jahr.
- Datenexport: Kannst du beim Wechsel alle Daten als CSV/ZIP mitnehmen? Wenn nicht, zahlst du beim Ausstieg mit Zeit.
- Support: Telefon oder nur Ticket? Bei einer Frage im Dezember zählt die Antwortzeit.
- Speicher und Belege: Werden Belege 10 Jahre GoBD-konform archiviert oder musst du das selbst organisieren?
Die Kosten von der Steuer absetzen
Software, die du für die Vermietung nutzt, ist eine Werbungskostenposition bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 9 Abs. 1 EStG, § 21 EStG). Abo-Gebühren setzt du im Jahr der Zahlung an; einen Einmalkauf über 800 Euro netto müsstest du über drei Jahre abschreiben, darunter sofort. Bei einem Grenzsteuersatz von 42 Prozent reduziert sich ein Abo von 190,80 Euro damit auf rund 111 Euro effektiv. Nutzt du die Software auch privat, ist der Anteil zu schätzen — bei reiner Vermieter-Software entfällt das.
Für die Steuererklärung brauchst du die Jahressumme der Software-Kosten und die Rechnungen als Beleg. Rentprime legt beides im Steuer-Export je Objekt ab, sodass die Zahl direkt in die Erklärung wandert.
Häufige Fragen
Gibt es wirklich kostenlose Vermieter-Software?
Ja, aber meist mit Einschränkungen: Gratis-Tarife decken Stammdaten und einfache Listen ab; Nebenkostenabrechnung, Heizkostenverteilung und Steuer-Export sind häufig kostenpflichtige Module. Kostenlose Einzelwerkzeuge wie Nebenkosten- oder CO₂-Rechner gibt es dagegen ohne Haken.
Lohnt sich Software für eine einzige Wohnung?
Bei Etagenheizung und einfacher Abrechnung oft nicht — da reichen Rechner und Vorlage. Bei Zentralheizung, Kaution, Vertrag und Belegarchiv an einem Ort rechnet sich ein Solo-Tarif um 15 Euro meist schon über die gesparte Zeit bei der ersten Abrechnung.
Kann ich Vermieter-Software komplett absetzen?
Ja, als Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung (§ 9 EStG), sofern du sie ausschließlich für die Vermietung nutzt. Abo-Gebühren im Zahlungsjahr, teure Einmalkäufe über 800 Euro netto verteilt über die Nutzungsdauer.
Monatlich kündbar oder Jahresvertrag — was ist besser?
Monatlich kündbar schützt dich, wenn die Software nicht passt. Jahresverträge sind meist 10–20 Prozent günstiger, binden dich aber. Sinnvoll: monatlich starten, nach der ersten Nebenkostenabrechnung auf Jahreszahlung wechseln.