Vermieter-Software von der Steuer absetzen.
Software für die Vermietung ist voll absetzbar — als Werbungskosten nach § 9 EStG. Was du in die Steuererklärung schreibst, wann die Abschreibung greift und wie die Rechnung sauber im Belegarchiv landet.
Software, die du für die Vermietung nutzt, ist als Werbungskosten voll absetzbar (§ 9 Abs. 1 Nr. 6 EStG, § 21 EStG). Abo-Gebühren im Zahlungsjahr, Einmalkäufe über 800 Euro netto in der Regel auf drei Jahre verteilt. Bei einem Grenzsteuersatz von 42 Prozent bleiben von 190 Euro Abo rund 110 Euro Netto-Belastung.
Rechtsgrundlage: Werbungskosten bei Vermietung
Vermieter erzielen Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG). Alle Aufwendungen, die der Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen dienen, sind Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 EStG). Software, die du ausschließlich zur Verwaltung deiner Mietobjekte einsetzt, fällt darunter — genauso wie Fahrtkosten zum Objekt, Kontoführung oder Steuerberatung.
Wichtig: Der berufliche Anlass muss klar sein. Eine reine Vermieter-Software ist unproblematisch. Nutzt du eine Kombi-Lösung, die auch private Zwecke abdeckt (etwa Haushaltsbuch), musst du den beruflichen Anteil schätzen und trennen — üblich sind pauschal 90 Prozent, wenn der private Anteil marginal ist.
Sofort absetzen oder abschreiben?
| Fall | Grenze | Absetzung |
|---|---|---|
| Abo / SaaS (Cloud) | unabhängig vom Betrag | voll im Zahlungsjahr |
| Einmalkauf, netto ≤ 800 € | GWG-Grenze (§ 6 Abs. 2 EStG) | voll im Anschaffungsjahr |
| Einmalkauf, netto > 800 € | über die Nutzungsdauer | 3 Jahre linear (AfA-Tabelle Software) |
| Update-Gebühr | unabhängig vom Betrag | voll im Zahlungsjahr |
| Einmalige Einrichtung / Migration | unabhängig vom Betrag | voll im Zahlungsjahr |
Rechenbeispiel: 190 Euro Abo, Grenzsteuersatz 42 %
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Cloud-Abo 15,90 €/Monat × 12 | 190,80 € |
| Werbungskosten (100 %) | 190,80 € |
| Steuerersparnis bei 42 % Grenzsteuersatz | 80,14 € |
| Netto-Belastung | 110,66 € |
Bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent sinkt die Ersparnis auf 57,24 Euro, die Netto-Belastung liegt bei 133,56 Euro. Bei 45 Prozent Reichensteuer bleiben 104,94 Euro Netto-Belastung. Der Steuervorteil ist also spürbar, aber kein Selbstläufer — er ersetzt nicht die Zeit- und Fehlerersparnis, sondern kommt obendrauf.
Wer den Steuer-Export je Objekt aus der Software übernimmt, bekommt die Software-Kosten in der richtigen Zeile schon vorsortiert — bei Rentprime landet der Posten unter „Verwaltungskosten Vermietung”.
Wo trägst du die Kosten in der Steuererklärung ein?
In der Steuererklärung für Vermieter (Zeilen zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung bei Vermietung und Verpachtung) gehören Software-Kosten zu den sonstigen Werbungskosten. Häufig steht dort eine freie Zeile mit Erläuterungstext: „Software zur Verwaltung der Vermietung” reicht als Beschreibung. Die Höhe entnimmst du deiner Rechnung, bei mehreren Objekten teilst du anteilig auf — entweder nach Fläche oder nach Anzahl der Einheiten.
- Rechnungen des Anbieters sammeln (12 Monatsrechnungen oder Jahresrechnung).
- Beträge summieren, netto und brutto getrennt notieren.
- Bei Umsatzsteuerpflicht (§ 9 UStG): Vorsteuer separat ziehen.
- Kosten je Objekt aufteilen (Fläche oder Einheiten).
- In der Erklärung als sonstige Werbungskosten eintragen und Beleg griffbereit halten.
Was das Finanzamt sehen will
- Rechnung mit vollständigem Rechnungssteller, MwSt.-Ausweis und Leistungszeitraum (§ 14 UStG).
- Zahlungsnachweis (Kontoauszug oder SEPA-Beleg).
- Beleg der beruflichen Veranlassung — bei reiner Vermieter-Software genügt der Software-Name.
- Bei Einmalkauf > 800 € netto: Aufnahme in das Anlageverzeichnis mit Anschaffungsdatum, AK/HK und AfA-Verlauf.
- 10 Jahre Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO.
Grenzfälle: Was das Finanzamt kürzt
| Grenzfall | Wahrscheinliche Kürzung |
|---|---|
| Software teilweise privat genutzt (z. B. Haushaltsbuch) | Anteilige Kürzung, 10–50 % |
| Software für geplante, noch nicht begonnene Vermietung | Anerkennung bei nachweisbarer Vermietungsabsicht |
| Software bei verbilligter Vermietung an Angehörige | Kürzung entsprechend § 21 Abs. 2 EStG (unter 66 %) |
| Doppelte Software (Konkurrenzprodukt + Rentprime) | Häufig nur eine als notwendig anerkannt |
Praxis: So dokumentierst du die Software-Kosten sauber
- Rechnungen des Anbieters monatlich sammeln — meist verschickt der Anbieter sie automatisch per E-Mail als PDF.
- Rechnungen in einen Software-Ordner ablegen — bei GoBD-Archiv im integrierten Belegarchiv, sonst in einem separaten Steuer-Ordner.
- Zahlungsnachweis anhängen — SEPA-Bestätigung oder Kontoauszug-Zeile.
- Bei Jahresende: Summe bilden, netto und brutto. Bei Vorsteuerabzug (§ 15 UStG) die Vorsteuer separat notieren.
- In der Anlage zur Steuererklärung als sonstige Werbungskosten eintragen — als Kostenart Software zur Verwaltung der Vermietung.
Wer mehrere Objekte hat, teilt die Software-Kosten anteilig nach Fläche oder Einheitenzahl. Das ist keine gesetzliche Pflicht, aber saubere Kostenzuordnung — und macht den Ertrag je Objekt vergleichbar.
Häufige Fragen
Muss ich die Software auf mehrere Objekte aufteilen?
Für die Steuererklärung ja — jede Vermietung ist eine eigene Einkunftsquelle. Praktisch teilst du nach Wohnfläche oder Einheitenzahl. Manche Steuerberater akzeptieren auch die einheitliche Zuordnung zum Hauptobjekt, wenn die Software objektübergreifend arbeitet.
Gilt die AfA-Tabelle für Software wirklich noch?
Für Standardsoftware ja: drei Jahre Nutzungsdauer. Für Cloud-Abos (SaaS) greift die AfA gar nicht — Abo-Gebühren sind laufender Aufwand und im Zahlungsjahr voll abzugsfähig.
Was ist mit der einmaligen Einrichtungsgebühr?
Setup-Kosten sind Anschaffungsnebenkosten. Bei Cloud-Abos werden sie meist als laufender Aufwand behandelt und im Zahlungsjahr abgesetzt. Bei Einmalkauf werden sie den Anschaffungskosten zugeschlagen.
Kann ich ältere Software rückwirkend absetzen?
Nur innerhalb der Festsetzungsverjährung (§ 169 AO, 4 Jahre) und nur, wenn die Steuererklärung noch offen ist oder eine Änderungsvorschrift greift. Vergessen zu erklären ist kein automatischer Grund für eine Änderung — der Beleg muss neu sein.
Was zählt zur Nutzungsdauer bei einem Einmalkauf?
Die amtliche AfA-Tabelle für Standardsoftware nennt drei Jahre. Individualsoftware kann länger abgeschrieben werden, spielt bei privaten Vermietern aber praktisch keine Rolle. Sofortabschreibung greift bis 800 Euro netto (GWG-Grenze, § 6 Abs. 2 EStG).
Kann ich auch die Gratis-Tools absetzen?
Gratis-Tools kosten nichts, also gibt es nichts abzusetzen. Was du absetzen kannst, sind Zeit- und Fahrtkosten zum Steuerberater (0,30 €/km) und Software-Rechnungen, die real bezahlt wurden.