Ratgeber · 8 min Lesezeit

Steuer-Export je Objekt — so sparst du Steuerberater-Stunden.

Ein sauberer Steuer-Export je Objekt spart dem Steuerberater 1 bis 3 Stunden pro Jahr. Das sind bei 90 Euro Stundensatz 90 bis 270 Euro — mehr als die Software oft kostet.

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Die kurze Antwort

Ein guter Steuer-Export listet Einnahmen und Werbungskosten je Objekt nach § 21 und § 9 EStG, trennt die Abschreibung nach § 7 und § 7b EStG, weist Erhaltungsaufwand § 82b EStDV, Schuldzinsen § 9 Abs. 1 Nr. 1 EStG und § 35a-Bescheinigungen aus. Ergebnis ist eine CSV- oder DATEV-Datei plus PDF-Übersicht, die der Steuerberater direkt in seine Software importiert. Zeitersparnis: 1 bis 3 Stunden pro Jahr und Objekt.

Was das Finanzamt sehen will

Die Steuererklärung für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung folgt § 21 EStG. Sachlich geht es um vier Bausteine, die das Finanzamt trennt:

Einnahmen: Kaltmiete, umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkostenvorauszahlungen.
Werbungskosten: Erhaltungsaufwand, Schuldzinsen, Verwaltungskosten, Versicherungen, Fahrtkosten, Steuerberater.
Abschreibung: linear nach § 7 EStG (2 % oder 2,5 %) oder Sonder-AfA § 7b EStG (5 %).
Sondertatbestände: § 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen), § 82b EStDV (Erhaltungsaufwand-Verteilung).

Was ein guter Steuer-Export enthält

Position	Rechtsgrundlage	Datenfeld
Kaltmiete	§ 21 EStG	Jahressumme, monatlich
Nebenkostenvorauszahlungen	§ 21 EStG	brutto/netto
Erhaltungsaufwand	§ 9 EStG, § 82b EStDV	sofort/verteilt 2–5 Jahre
Herstellungskosten	§ 6 EStG	aktivieren, AfA § 7
Schuldzinsen	§ 9 Abs. 1 Nr. 1 EStG	je Darlehen
AfA (linear/degressiv)	§ 7, § 7b EStG	Baujahr, Anschaffung
§ 35a-Bescheinigung	§ 35a EStG	je Rechnung
Fahrtkosten	§ 9 EStG	0,30 €/km oder Reisekosten
Steuerberater	§ 10 EStG	als Werbungskosten

Rechenbeispiel: Zeitersparnis Steuerberater

Vermieter mit 3 Objekten, 8 Wohnungen, 3 Darlehen, Erhaltungsaufwand über 2 Jahre verteilt. Handarbeit für den Steuerberater: 4 Stunden × 90 Euro = 360 Euro. Mit Steuer-Export CSV/DATEV: 1 Stunde Kontrolle, 90 Euro. Differenz: 270 Euro pro Jahr. Eine Cloud-Lösung mit Steuer-Export kostet je nach Anbieter 15 bis 25 Euro monatlich — die Ersparnis beim Steuerberater übersteigt den Software-Preis regelmäßig.

Zweitwirkung: Weniger Rückfragen, weniger vergessene Belege. Der § 82b-Verteil-Aufwand für energetische Sanierung wird direkt korrekt aufgeteilt — ohne den Export vergisst man ihn regelmäßig.

Was der Export können muss

Objektbezogen exportieren — nicht nur Gesamtsumme.
Zeitraum wählbar (Steuerjahr, Voranmeldung, individueller Zeitraum).
Trennung Einnahmen / Ausgaben / AfA / Sondertatbestände.
DATEV- und CSV-Export für Steuerkanzleien.
PDF-Übersicht mit Belegnummern (für Rückfragen).
Beleg-Anhang als ZIP (GoBD-konform).
Aufbewahrung 10 Jahre § 147 AO.

Was Rentprime dazu leistet

In Rentprime läuft der Steuer-Export je Objekt als CSV, DATEV-XML und PDF. Belege werden mit UUID verknüpft und im ZIP mitgeliefert. Ein Steuerberater-Zugang mit eigenem Login und rein lesenden Rechten macht Rückfragen überflüssig — die Kanzlei arbeitet auf denselben Daten wie du, ohne dass Belege doppelt versendet werden. Nachbuchungen im laufenden Steuerjahr bleiben nachvollziehbar, weil jede Änderung mit Zeitstempel und Nutzer protokolliert wird (§ 146 AO).

Ab 800 Euro netto Einzelkauf schreibt § 6 EStG die Aktivierung als Anlagevermögen und die planmäßige AfA vor. Software erkennt das und ordnet Rechnungen entsprechend als GWG (bis 800 €) oder Investitionsgut zu.

Der Ablauf im Kalenderjahr

Januar – März: Belege des Vorjahres nachbuchen, Zählerstände einlesen.
April: Nebenkostenabrechnung erstellen (§ 556 III BGB).
Mai – Juli: Steuer-Export ziehen, Steuerberater-Zugang öffnen.
August: Steuererklärung einreichen (Frist: 31. Juli für Selbstermittler, 28. Feb. des Folgejahres bei Beratung).
September – Dezember: laufende Buchungen, Zinsen, Fahrtkosten, § 35a-Bescheinigungen.

Typische Fehler im Steuer-Export

Erhaltungsaufwand vergessen zu verteilen (§ 82b EStDV) — größere Sanierungen sofort abzusetzen kann steuerlich ungünstig sein.
Anschaffungsnahe Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG) fälschlich als Erhaltungsaufwand gebucht.
§ 35a-Bescheinigung nicht ausgestellt — Mieter kann nicht absetzen.
Fahrtkosten pauschal statt tatsächlich gerechnet.
Sonder-AfA § 7b EStG nicht genutzt bei Neubauten 2023–2028.

Häufige Fehler im ersten Jahr

Im ersten Jahr mit strukturiertem Steuer-Export fallen regelmäßig fünf Fehler auf, die vorher unter der Excel-Oberfläche verborgen blieben:

Erhaltungsaufwand nicht nach § 82b EStDV auf 2 bis 5 Jahre verteilt, obwohl es steuerlich günstiger wäre.
Anschaffungsnahe Herstellungskosten nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG als Werbungskosten gebucht — bei Ausgaben in den ersten drei Jahren nach Kauf über 15 Prozent der Anschaffungskosten muss aktiviert und über 33 bis 50 Jahre abgeschrieben werden.
Fahrtkosten pauschal statt objektbezogen erfasst — dann ist der Zusammenhang mit § 21 EStG nicht mehr nachweisbar.
Steuerberatergebühren dem falschen Objekt zugeordnet — bei Verlustvorträgen kritisch.
§ 35a EStG-Bescheinigung nicht ausgestellt, obwohl der Mieter die Umlage tragen musste.

Software adressiert alle fünf Punkte, wenn Belegtyp und Objekt sauber gepflegt sind. Der Steuer-Export listet Werbungskosten in der Struktur der Steuererklärung nach § 21 EStG — eine Kontrolle vor der Abgabe dauert 15 Minuten statt 3 Stunden.

Prüfe im Januar jedes Jahres, ob die Anschaffungskosten deiner Objekte inklusive Notar- und Grunderwerbsteuer korrekt hinterlegt sind. Die AfA-Bemessungsgrundlage nach § 7 EStG ist die häufigste Fehlerquelle in der Rentprime-Kontrolle und in Excel-Mappen.

Häufige Fragen

Muss ich meine Belege dem Finanzamt vorlegen?

Nicht automatisch. Nach § 147 AO musst du Belege 10 Jahre aufbewahren und auf Verlangen vorlegen. Ein Beleg-ZIP aus der Software ist die einfachste Form der Vorhaltung.

Kann der Steuerberater direkt auf meine Software zugreifen?

Ja, wenn die Software einen rein lesenden Berater-Zugang bietet. Der Berater lädt die Daten in seine DATEV-Software; du gibst weder Passwort noch Login des Hauptaccounts weiter.

Was ist mit der Kleinunternehmerregelung?

Vermietung von Wohnraum ist nach § 4 Nr. 12 UStG umsatzsteuerfrei — die Kleinunternehmerregelung greift nicht. Bei Gewerbevermietung mit Option zur Umsatzsteuer nach § 9 UStG ist eine separate USt-Voranmeldung nötig.

Reicht der Export für Selbstständige Steuerberater?

Ja, wenn DATEV-XML enthalten ist. Nahezu alle Steuerkanzleien in Deutschland arbeiten mit DATEV; ein CSV ist eine akzeptable Alternative, wird aber häufiger nachbearbeitet.

Wie oft sollte ich den Steuer-Export ziehen?

Einmal im Januar als Vorschau, einmal im März oder April final. Zwei Läufe reichen: der erste findet fehlende Belege, der zweite ist die abgabefertige Version für die Steuererklärung nach § 21 EStG.

Nebenkostenabrechnung in 10 Minuten statt 3 Stunden