Vermieter-Buchhaltung ohne Schuhkarton — und ohne Steuerberater-Zittern.
Einnahmen, Werbungskosten, Kaution, Kredit-Zinsen: Wer Vermietung ordentlich bucht, spart im März nicht nur Nerven, sondern Steuer. So funktioniert es.
Vermieter-Buchhaltung ist keine doppelte Buchführung, sondern eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 21 EStG mit vier Kategorien: Mieteinnahmen, Nebenkosten-Vorauszahlungen, Werbungskosten und Kaution. Eine Software importiert Kontoumsätze, ordnet sie zu und exportiert für die Steuererklärung. Kredit-Zinsen zählen als Werbungskosten, Tilgung dagegen nicht.
Was Vermieter buchen müssen — und was nicht
Wer Wohnraum vermietet, erzielt Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG. Anders als bei Gewerbebetrieben reicht eine schlichte Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Einnahmen minus Werbungskosten = Überschuss. Doppelte Buchführung nach HGB ist nur bei sehr großen Beständen oder gewerblicher Zwischenvermietung Pflicht.
Trotzdem lohnt sich Systematik ab der ersten Wohnung. Denn wer im Dezember den Kontoauszug sortiert und im März dem Finanzamt nachweist, dass die Reparatur der Heizung 4.000 € gekostet hat, will keine drei Suchstunden je Beleg — sondern eine Software, die Kontobewegung, Rechnung und Steuerkategorie schon verknüpft hat.
Die vier Kategorien der Vermieter-Buchhaltung
| Kategorie | Was fällt darunter? | Steuerlich |
|---|---|---|
| Mieteinnahmen | Kaltmiete, Möbelmiete, Stellplatzmiete | Voll zu versteuern |
| NK-Vorauszahlungen | Monatliche Betriebskosten-Pauschale | Durchlaufender Posten, Verrechnung in NKA |
| Werbungskosten | Zinsen, Abschreibung, Reparaturen, Verwaltung, Fahrten | Voll abzugsfähig |
| Kaution | Vom Mieter gezahlte Sicherheit | Kein Einkommen, treuhänderisch anzulegen (§ 551 BGB) |
Wichtig: Die Nebenkosten-Vorauszahlungen sind keine Einnahmen im engeren Sinn — sie werden mit den tatsächlichen Kosten verrechnet. Trotzdem müssen sie erfasst werden, damit die Abrechnung stimmt. Kaution ist gar kein Einkommen und gehört auf ein separates Konto, sonst greift § 551 Abs. 3 BGB.
Werbungskosten im Detail
- Schuldzinsen für den Kredit (nicht die Tilgung!) — voll abzugsfähig.
- Abschreibung des Gebäudes: 2 % linear (bis Baujahr 1924: 2,5 %), Neubau nach § 7b EStG 5 % für 4 Jahre.
- Erhaltungsaufwand: kleinere Reparaturen sofort abzugsfähig; über 4.000 € netto ggf. auf 2–5 Jahre verteilbar.
- Herstellungskosten (wertsteigernde Maßnahmen): über die Abschreibung.
- Grundsteuer (Anteil, der nicht umgelegt wird), Versicherungen, Hausgeld ohne Instandhaltungsrücklage.
- Verwaltung, Software, Steuerberater, Anwalt, Fachliteratur.
- Fahrtkosten: 0,30 €/km einfach, Bahn/Übernachtung tatsächlich.
- Arbeitszimmer bis 1.260 € Jahrespauschale nach § 4 Abs. 5 Nr. 6c EStG.
Rechenbeispiel eines Vermietungsjahres
Eine 80-m²-Wohnung, Kaltmiete 900 €, Nebenkosten-Pauschale 200 €. Jahres-Kaltmiete: 10.800 €.
Werbungskosten: Zinsen 4.200 €, Abschreibung 2 % von 180.000 € Gebäudeanteil = 3.600 €, Reparatur Heizung 1.800 €, Grundsteuer-Restanteil 240 €, Versicherung 220 €, Verwaltungssoftware 120 €, Fahrtkosten 90 € (300 km × 0,30 €) — Summe 10.270 €.
Überschuss: 10.800 − 10.270 = 530 €. Bei einem Grenzsteuersatz von 35 % Steuer: 186 €. Ohne saubere Buchhaltung schätzt das Finanzamt — meist zu Lasten des Vermieters. Wer die 90 € Fahrtkosten und die 120 € Software nicht erfasst, verliert 73 € Steuervorteil im Jahr. Das klingt wenig, sind bei 20 Jahren Haltedauer 1.460 €.
Rentprime bindet dein Vermieterkonto an, ordnet Umsätze automatisch den Kategorien zu und exportiert für die Steuererklärung — Mieteinnahmen und Werbungskosten strukturiert nach § 21 EStG.
Bank-Import: die halbe Miete
Der größte Zeitfresser bei Vermieter-Buchhaltung ist das Abgleichen von Kontoauszug und Belegliste. Wer nicht importiert, tippt jeden Umsatz manuell — bei 300 bis 500 Bewegungen pro Jahr sind das 5 bis 8 Stunden. Wer per PSD2-Zugriff das Konto direkt anbindet, spart diese Zeit fast vollständig: Umsätze kommen automatisch rein, Mietzahlungen werden dem Mieter zugeordnet, Rechnungen der Wohnung.
Empfehlenswerte Kontostruktur: ein Vermieterkonto pro Objekt (oder mindestens eines für alle Vermietungen zusammen), separates Kautionskonto nach § 551 BGB. So bleibt die Zuordnung sauber, und du siehst monatlich, welche Wohnung was einbringt.
Ordner-Struktur, die auch nach fünf Jahren trägt
- Ein Ordner (digital oder Papier) pro Objekt.
- Innerhalb: Unterordner „Mietverträge“, „Belege 2025“, „NKA 2025“, „Steuern 2025“.
- Belege benennen nach Muster JJJJ-MM-TT_Aussteller_Betrag (z. B. 2025-03-14_Heizungsbau_1800.pdf).
- Kaution in eigenem Kautionskonto führen, monatlich prüfen.
- Am Jahresende: Kontoauszüge, Belege und Steuer-Export gemeinsam ablegen.
- Aufbewahrung: 10 Jahre für Rechnungen bei gewerblicher Vermietung, sonst mindestens bis zur Steuerbescheid-Bestandskraft.
Fehler, die Vermieter regelmäßig machen
- Tilgung als Werbungskosten — nur die Zinsen zählen.
- Instandhaltungsrücklage im Hausgeld voll abgesetzt — nur der Verwaltungsanteil geht sofort, der Rücklagenanteil erst bei Ausgabe.
- Kaution als Einkommen gebucht — sie ist kein Einkommen.
- Reparaturen als Modernisierung deklariert — Modernisierung bedeutet Wertsteigerung, Reparatur nicht.
- Fahrtkosten ohne Fahrtenbuch — 0,30 €/km sind ok, brauchen aber ein Nachweis.
Wer diese fünf Fallstricke vermeidet, hat schon die Hälfte der Steuervorteile im Sack. Der Rest ist saubere Ablage.
ELSTER-Anbindung: was heute geht
Eine direkte Anbindung an ELSTER ist bei den meisten Vermieter-Werkzeugen nicht vorgesehen — die Steuererklärung machst du weiterhin bei ELSTER selbst oder beim Steuerberater. Was die Software liefert: einen strukturierten Export der Einnahmen und Werbungskosten, aus dem du die Zahlen direkt in die Steuerformulare überträgst. Das spart dir das Zusammensuchen der Belege im März — und minimiert Übertragungsfehler.
Was der Steuerberater dir dankt
- Sauber getrennte Konten je Objekt oder mindestens je Vermietung.
- Belege digital in einem Ordner pro Jahr mit einheitlicher Benennung.
- Ein Steuer-Export als CSV oder PDF mit den Kategorien Einnahmen, Werbungskosten, Abschreibung, Zinsen.
- Übersicht offener Nebenkosten-Vorauszahlungen und der Abrechnungssalden.
- Kautionsübersicht mit Kontostand und Zins-Erträgen.
Wer seinem Steuerberater diese fünf Dinge liefert, spart im Schnitt 30 bis 50 Prozent der Rechnung — Steuerberater rechnen nach Zeit, und Zeit-Fresser ist das Sortieren, nicht das Rechnen.
Häufige Fragen
Muss ich als Privatvermieter doppelte Buchführung machen?
Nein. Für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG reicht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Doppelte Buchführung ist nur bei Gewerbebetrieben Pflicht.
Ist die Tilgung des Kredits absetzbar?
Nein. Nur die Zinsen sind Werbungskosten. Die Tilgung mindert dein Vermögen — steuerlich neutral.
Wie behandle ich die Kaution steuerlich?
Gar nicht als Einkommen. Sie ist treuhänderisch anzulegen (§ 551 Abs. 3 BGB) und wird bei Auszug verrechnet oder zurückgezahlt.
Was ist mit Modernisierungen?
Erhaltungsaufwand (Reparatur, Ersatz gleichwertig) ist sofort abzugsfähig; anschaffungsnaher Aufwand innerhalb der ersten drei Jahre über 15 % der Anschaffungskosten wird als Herstellungskosten aktiviert (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG).
Kann ich die Software absetzen?
Ja, als Werbungskosten. Software, Steuerberater, Fachliteratur und Verwaltungsaufwand sind voll abzugsfähig.