Der Verwaltervertrag: Zehn Punkte, die drinstehen müssen.
Ein Verwaltervertrag ohne Leistungsbeschreibung, Vergütungsdetails und Kündigungsregel wird bei jedem Streit zum Problem — das gehört rein, das darf nicht rein.
Ein wirksamer Verwaltervertrag regelt Leistungsumfang, Vergütung und Sonderhonorare, Laufzeit und Kündigung, Vertretungsmacht des Verwalters, Fremdgeldkonten, Berichtspflichten, Haftung und Datenschutz. Für WEG-Verwalter gilt § 26 WEG mit einer Höchstlaufzeit von fünf Jahren, für Erstbestellungen drei Jahre. Die Vergütung muss betragsmäßig oder eindeutig berechenbar sein — Pauschalen ohne Bezugsgröße sind unzulässig.
Rechtsrahmen: WEG vs. Mietverwaltung
Für die WEG-Verwaltung setzt § 26 WEG einen engen Rahmen: Bestellung durch Beschluss, Höchstdauer fünf Jahre, bei Erstbestellung nach Aufteilung drei Jahre, Abberufung jederzeit möglich (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Vertrag selbst (nicht die Bestellung) ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB.
Die Mietverwaltung ist frei gestaltbar — es gilt ausschließlich Vertragsrecht. Die Einschränkung: Wenn der Verwalter zugleich Miet- und WEG-Verwaltung übernimmt, muss er die Aufgaben klar trennen (Kostenzuordnung, Fremdgelder, Berichtswesen).
Die zehn Pflicht-Bausteine
- Vertragsparteien und Objekt (Anschrift, Anzahl der Einheiten, Grundbuchdaten).
- Leistungsumfang: kaufmännisch (Buchhaltung, Zahlungsverkehr), technisch (Objektbegehung, Handwerker), rechtlich (Vertretung, Mahnung).
- Vergütung: Grundvergütung pro Einheit oder prozentual, Sonderhonorare als abschließende Liste.
- Fremdgelderregelung: getrennte Konten nach § 10 MaBV, Zugriffsvollmacht, Zinsverteilung.
- Laufzeit und Kündigung (bei WEG max. fünf Jahre, sonst nach § 675 BGB freie Regelung).
- Vertretungsmacht: Wertgrenzen für Handwerkerbeauftragung ohne Beschluss (üblich 2.000 bis 5.000 EUR).
- Berichts- und Rechenschaftspflicht: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Zwischenberichte auf Anforderung.
- Haftung: Berufshaftpflicht mit 500.000/1.000.000 EUR, Vermögensschadenhaftpflicht empfohlen.
- Datenschutz nach DSGVO: Auftragsverarbeitung, technisch-organisatorische Maßnahmen.
- Übergabepflichten bei Vertragsende: Frist zur Herausgabe von Unterlagen und Fremdgeldern (üblich 4 bis 6 Wochen).
Vergütung: So bleibt sie transparent
Der BGH verlangt, dass die Verwaltervergütung bestimmt oder bestimmbar ist (BGH V ZR 82/19). Eine Klausel „angemessene Vergütung nach Aufwand“ ist unwirksam. Zulässig ist entweder ein fester Betrag pro Einheit und Monat oder ein Prozentsatz auf eine klar definierte Bezugsgröße (Sollmiete, Nettokaltmiete). Sonderhonorare gehören als abschließende Liste in eine Anlage.
| Leistung | Übliche Vergütung | Bemerkung |
|---|---|---|
| Grundvergütung WEG | 20 bis 35 EUR/Einheit/Monat | netto |
| Grundvergütung Mietverwaltung | 25 bis 45 EUR/Einheit/Monat oder 4 bis 6 % | netto |
| Außerordentliche ETV | 300 bis 800 EUR | Reisekosten separat |
| Sonderumlage-Bearbeitung | 250 bis 500 EUR pauschal | einmalig je Umlage |
| Modernisierungsprojekt | 1,5 bis 4 % der Bausumme | Projektsteuerung |
Achte bei Prozentmodellen zusätzlich auf die Bezugsgröße. Zulässig sind nur objektiv nachvollziehbare Größen: die Sollmiete laut Mietvertrag, die tatsächlich vereinnahmte Kaltmiete oder eine im Vertrag ausdrücklich definierte Miete. Formulierungen wie „ortsübliche Miete" oder „marktgerechte Miete" ohne feste Bezugsgröße hat der BGH mehrfach für unwirksam erklärt, weil der Verwalter die Bezugsgröße nicht einseitig bestimmen darf.
Vollmachten und Wertgrenzen
Der Verwalter braucht klare Grenzen. Ohne Beschluss darf er in der WEG Erhaltungsmaßnahmen bis zu einer festgelegten Wertgrenze beauftragen — üblich sind 2.000 bis 5.000 Euro pro Einzelmaßnahme. Bei der Mietverwaltung entscheidet der Eigentümer: Wertgrenze im Vertrag festhalten, sonst haftet der Verwalter im Streitfall auch für Kleinreparaturen, die er ohne Rücksprache freigegeben hat.
Zwei praktische Klauseln: erstens eine Notmaßnahmen-Öffnung (Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter — Beauftragung sofort, Meldung binnen 24 Stunden). Zweitens eine Freigabeschleife über die Verwaltungssoftware: Angebote und Rechnungen erhält der Eigentümer bzw. der WEG-Beirat vor Freigabe. Rentprime unterstützt genau diesen Freigabe-Workflow, damit jede Rechnung mit Beleg und Zeitstempel dokumentiert ist.
Laufzeit, Kündigung, Übergabe
WEG: Bestellungshöchstdauer fünf Jahre (drei Jahre bei Erstbestellung nach Aufteilung), Abberufung jederzeit ohne wichtigen Grund möglich. Der Verwaltervertrag kann jedoch kürzer laufen — die Bestellung endet automatisch mit dem Vertragsende. Ordentliche Kündigungsfristen: drei bis sechs Monate zum Vertragsende sind üblich.
Mietverwaltung: freie Regelung; typisch sind zwölf Monate Grundlaufzeit, drei Monate Kündigungsfrist. Bei Vertragsende schuldet der Verwalter Herausgabe der Unterlagen (§ 675 iVm § 667 BGB), Übergabe der Fremdgelder, aktuelle Buchführung und offene Punkte binnen vier bis sechs Wochen.
Zusätzlich zur Herausgabepflicht regelt ein guter Vertrag die Datenformate: Buchhaltung als GoBD-konforme Exportdatei (CSV oder XML), Belege als PDF/A, Mieter- und Objektstammdaten als strukturierter Import. Ohne diese Regelung kostet der Verwalterwechsel oft mehrere Wochen manuellen Nacharbeit. Ebenfalls sinnvoll: eine Klausel zur Weiternutzung von Software-Zugängen für 30 Tage nach Vertragsende, damit der neue Verwalter nahtlos übernimmt und der alte noch Nachfragen beantworten kann. Bei WEG lohnt zusätzlich, den Beirat schon in der Übergabephase einzubeziehen — er kennt die offenen Punkte am besten.
Häufige Fragen
Muss der Verwaltervertrag schriftlich sein?
Formfrei möglich, aber jede seriöse Praxis fordert Schriftform (§ 126 BGB oder Textform § 126b BGB). Bei WEG bindet zusätzlich der Bestellbeschluss die Textform der Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG.
Darf der Verwalter eine automatische Vertragsverlängerung vereinbaren?
Ja, aber mit maximal drei Monaten Verlängerung und einer Kündigungsfrist von höchstens einem Monat nach Erstlaufzeit (§ 309 Nr. 9 BGB seit 1. März 2022). Ältere Klauseln mit 12 Monaten Verlängerung sind unwirksam.
Was passiert, wenn keine Vergütung vereinbart ist?
Nach § 612 BGB gilt die übliche Vergütung als vereinbart — im Streit orientieren sich Gerichte am ortsüblichen Marktpreis. In der Praxis endet das teuer und unschön; keine Verwaltung ohne klare Preisregelung übernehmen.
Wer trägt die Kosten für Verwaltungssoftware und Online-Portal?
Frei verhandelbar. Marktüblich: Kosten der Software trägt der Verwalter, Portalgebühren pro Einheit werden häufig durchgereicht (0,50 bis 2,00 EUR pro Einheit und Monat). Regelung immer im Vertrag festhalten.