Die Eigentümerabrechnung — was der Verwalter schuldet.
Die Eigentümerabrechnung ist die Rechenschaft des Verwalters gegenüber dem Eigentümer — nicht identisch mit der Nebenkostenabrechnung an den Mieter. Was drin sein muss, wann sie fällig ist und wo Streit entsteht.
Die Eigentümerabrechnung ist die jährliche Rechenschaft des Verwalters gegenüber dem Eigentümer nach § 259 BGB. Sie zeigt alle Einnahmen, alle Ausgaben, den Kontostand und ordnet jede Zahlung einer Wohnung zu. Sie ist nicht identisch mit der Nebenkostenabrechnung für den Mieter, sondern liefert deren Grundlage.
Warum es zwei Abrechnungen gibt
Der Vermieter schuldet dem Mieter die Nebenkostenabrechnung nach § 556 BGB. Der Verwalter schuldet dem Eigentümer die Eigentümerabrechnung nach § 259 BGB (bei WEG-Verwaltern zusätzlich nach § 28 Abs. 4 WEG). Beide beruhen auf denselben Belegen, sind aber für unterschiedliche Adressaten geschrieben. Der Mieter interessiert sich für Betriebskosten, der Eigentümer für alles — auch für Miete, Reparaturen, Zinsen und Rücklagen.
Wer beides mit derselben Excel-Tabelle erledigt, produziert regelmäßig Widersprüche. Typisch: eine Handwerkerrechnung landet in beiden Abrechnungen — einmal umgelegt auf den Mieter (Wartung), einmal versehentlich als Reparatur beim Eigentümer, aber mit gleichem Betrag. Der Mieter kürzt, der Eigentümer beschwert sich.
Pflichtinhalte im Überblick
| Bereich | Inhalt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Einnahmen | Sollmiete, Ist-Miete, Nebenkostenvorauszahlungen, sonstige Erlöse | § 259 Abs. 1 BGB |
| Ausgaben | Betriebskosten, Instandhaltung, Verwalterhonorar, Zinsen, Steuern | § 259 Abs. 1 BGB |
| Kontostand | Anfangs- und Endstand Miet- und Rücklagenkonto | § 28 Abs. 4 WEG |
| Belegverweis | Nummer, Datum, Betrag — nachvollziehbar zuordenbar | § 259 Abs. 1 BGB |
| Mieteranteile | Aufteilung nach Vertrag/Schlüssel je Einheit | § 556a BGB |
| Rücklagenbewegung | Zuführung, Entnahme, Zinsen | § 28 WEG (bei WEG) |
Der Bundesgerichtshof verlangt eine geordnete Zusammenstellung: nach Kostenart getrennt, mit Datum, Beleg und Zuordnung. Eine Sammel zahlung {DL}Handwerker Diverse{DR} genügt nicht — jede Rechnung muss einzeln erkennbar sein.
Fristen — die häufig unterschätzt werden
- Miet verwaltung Sondereigentum: „alsbald“ nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, üblich sind 3–6 Monate (§ 259 BGB)
- WEG-Verwaltung: bis zur nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung, in aller Regel im ersten Halbjahr (§ 28 Abs. 2 WEG)
- Belegeinsicht: unverzüglich auf Anforderung, spätestens innerhalb von zwei Wochen
- Aufbewahrung: 10 Jahre für Buchungsbelege (§ 147 AO), 6 Jahre für Handelsbriefe
Musteraufbau einer sauberen Eigentümerabrechnung
- Deckblatt mit Objekt, Abrechnungszeitraum, Verwalter, Datum
- Einnahmen-Übersicht je Einheit (Sollmiete, Ist-Miete, Differenz)
- Ausgaben-Übersicht nach Kostenart mit Belegnummer
- Kontostände Miet- und Rücklagenkonto (Anfang/Ende)
- Abgrenzung zur Nebenkostenabrechnung (umlagefähig vs. Eigentümerkosten)
- Übersicht offener Forderungen und Zahlungsrückstände
- Erläuterungen zu Sonderposten (Reparaturen > 500 €, Sonderumlagen)
- Unterschrift + Verzeichnis aller Belege
Wer diese Struktur jedes Jahr per Hand baut, verliert einen Tag pro Objekt. In Rentprime läuft der Aufbau automatisch aus dem Belegjournal: jede gebuchte Rechnung landet in Kostenart, Beleg nummer und Zuordnung, die Eigentümerabrechnung als PDF entsteht auf Knopfdruck und die Nebenkostenabrechnung an den Mieter zieht dieselben Belege ohne Doppelerfassung. Das reduziert die Streitpunkte deutlich.
Streitfälle: Wo Eigentümer regelmäßig widersprechen
- Verwalterhonorar über Vertrag hinaus verrechnet
- Reparaturen ohne Freigabe des Eigentümers durchgeführt (jenseits der Notmaßnahmen)
- Instandhaltungsrücklage nicht getrennt vom Mietkonto geführt
- Zinserträge nicht ausgewiesen
- Rückstände nicht dokumentiert oder still abgeschrieben
Rechenbeispiel: Bei einem Objekt mit 12 Einheiten und einer Handwerkerrechnung von 6.400 € für den Austausch der Heizungspumpe fehlt oft die Freigabe. Ohne Freigabe trägt der Verwalter das Risiko selbst — im Zweifel muss er die 6.400 € vorstrecken oder aus dem eigenen Honorar begleichen.
Digitale Eigentümerabrechnung — was der Eigentümer wirklich braucht
Eigentümer wollen keine 40-seitige PDF-Wüste, sondern eine schnelle Übersicht: Einnahmen, Ausgaben, Kontostand, offene Positionen. Dahinter dann die Details je Kostenart, alles verlinkt auf die Belege. Wer diese Struktur einmal aufsetzt, spart pro Objekt und Jahr rund zwei Stunden Rückfragen.
Ein üblicher Aufbau: erste Seite Kennzahlen (Ist-Miete, Ausgaben, Kontostand), zweite Seite Einnahmen je Einheit, dritte Seite Ausgaben je Kostenart, dann die Anlagen. Für die Kaution getrennt ausweisen — sie ist kein Betriebs kapital, sondern treuhänderisch verwaltet nach § 551 BGB.
Rechenbeispiel: Ein Eigentümer mit einem Objekt und 6 Wohnungen erwartet für die Abrechnung 2025 eine PDF mit 12–16 Seiten inklusive Belegverzeichnis. Wer stattdessen eine Excel-Tabelle mit 400 Zeilen sendet, riskiert die Beschwerde und im schlimmsten Fall den Vertragswechsel.
Kennzahlen, die eine gute Abrechnung transportiert
- Vermietungsquote in Prozent — wie viel Fläche im Jahresmittel vermietet war
- Ist-Miete zu Sollmiete — wie viel der Miete tatsächlich einging
- Kostenquote je Kostenart als Anteil am Umsatz
- Instandhaltungs ausgaben in Euro je Quadratmeter Wohnfläche
- Rücklagenstand am Jahresende in Prozent der Sollrücklage
Diese fünf Kennzahlen bringen dem Eigentümer eine echte Bewertung des Geschäftsjahres. Wer sie jährlich mitliefert, positioniert sich als denkender Partner — nicht nur als Buchhalter. Die Zahlen entstehen ohnehin bei der Abrechnung; sie brauchen nur eine eigene Seite und einen kurzen Kommentar.
Häufige Fragen
Ist die Eigentümerabrechnung dasselbe wie die Nebenkostenabrechnung?
Nein. Die Nebenkostenabrechnung geht an den Mieter und behandelt nur umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV. Die Eigentümerabrechnung geht an den Eigentümer, zeigt alle Einnahmen und alle Ausgaben und ist die Rechenschaft des Verwalters nach § 259 BGB.
Bis wann muss die Eigentümerabrechnung vorliegen?
In der Miet verwaltung gilt § 259 BGB: alsbald nach Jahresende, üblich sind drei bis sechs Monate. In der WEG-Verwaltung muss sie zur nächsten Eigentümerversammlung stehen, meist im ersten Halbjahr. Verzögerungen ohne Grund berechtigen zur Kürzung des Honorars.
Was ist, wenn Belege fehlen?
Der Verwalter muss auf Verlangen Einsicht gewähren, notfalls Kopien vorlegen und die Zuordnung erläutern. Fehlt ein Beleg dauerhaft, ist die Position nicht durchsetzbar — auch nicht gegenüber dem Mieter in einer späteren Nebenkostenabrechnung.