Kautionsabrechnung: Muster und Rechenbeispiel für Vermieter.
So sieht eine saubere Kautionsabrechnung aus: Bestand plus Zinsen, offene Forderungen, Rückzahlung. Mit Muster, Rechenbeispiel über 1.800 Euro und den Fristen aus § 551 BGB.
Eine Kautionsabrechnung listet Kautionsbestand plus Zinsen, zieht offene Forderungen (Nachzahlung, Schäden über Abnutzung hinaus, offene Miete) transparent ab und weist den Restbetrag als Rückzahlung aus. Grundlage ist § 551 BGB in Verbindung mit § 259 BGB. Sinnvoll ist die Abrechnung binnen sechs Monaten, spätestens mit der letzten Nebenkostenabrechnung. Ein Muster mit Zeilen und Belegverweisen macht die Prüfung durch den Mieter einfach.
Was in eine Kautionsabrechnung gehört
Die Kautionsabrechnung ist keine formelle Behördenschrift, aber sie muss nachvollziehbar sein. Der Bundesgerichtshof hat wiederholt betont: Der Mieter darf verlangen, dass der Vermieter Rechenweg und Belege offenlegt. Ohne diese Rechenschaft nach § 259 BGB kann der Mieter die Herausgabe der Kaution nicht prüfen — und im Zweifel gibt das Amtsgericht dem Mieter recht.
Diese fünf Blöcke gehören in jede Kautionsabrechnung: der ursprünglich hinterlegte Betrag, die aufgelaufenen Zinsen (Sparbuch mit dreimonatiger Kündigungsfrist nach § 551 Abs. 3 BGB), die einzelnen Abzugspositionen mit Betrag und Grund, der Endsaldo und die Zahlungsangaben.
| Block | Was reingehört | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 1. Kopfdaten | Objekt, Mieter, Mietzeit von–bis, Datum | § 259 BGB |
| 2. Kautionsbestand | Einzahlungen (max. 3 Netto-Kaltmieten) | § 551 Abs. 1 BGB |
| 3. Zinsen | Bank-Bescheinigung der Kautionsbank | § 551 Abs. 3 BGB |
| 4. Abzüge | Nachzahlung NKA, Schäden, offene Miete | § 546a, § 280 BGB |
| 5. Auszahlung | Restbetrag, IBAN, Zahldatum | § 551 BGB |
Muster: Kautionsabrechnung im Aufbau
Das folgende Muster passt für die meisten Wohnraummietverhältnisse. Kopiere es als Word-Vorlage und ergänze pro Zeile den Belegverweis (BEL-2026-041 etc.), damit der Mieter jede Position nachprüfen kann.
- Anschrift Vermieter · Anschrift Mieter · Objekt (Straße, Etage) · Mietzeit
- Betreff: Abrechnung der Mietsicherheit gemäß § 551 BGB
- Zeile A: Hinterlegte Kaution (Datum, Betrag in Euro)
- Zeile B: Zinsen laut Bank-Bescheinigung (Zeitraum, Betrag)
- Zwischensumme = A + B
- Zeile C1..Cn: Abzugspositionen mit Belegnummer und § (z. B. Nachzahlung NKA 2025 = 214,80 €, § 556 BGB)
- Endsaldo (Zwischensumme minus Abzüge)
- Zahlungshinweis: Überweisung auf IBAN … am tt.mm.jjjj
- Anlagenverzeichnis (Bankbescheinigung, NKA, Rechnungen, Protokoll)
Rechenbeispiel: 1.800 Euro Kaution über drei Jahre
Mieterin Ada zieht nach drei Jahren aus. Kaltmiete 600 Euro, Kaution 1.800 Euro auf einem Kautionssparbuch mit 0,60 Prozent Zinsen. Bei Auszug sind eine Nebenkostennachzahlung, ein Schaden am Parkettboden und eine offene Restmiete zu klären.
| Zeile | Position | Betrag |
|---|---|---|
| A | Kaution (Einzahlung 01.10.2022) | +1.800,00 € |
| B | Zinsen 2022–2025 (Bank-Beleg) | +32,60 € |
| Σ | Zwischensumme | 1.832,60 € |
| C1 | Nachzahlung NKA 2024 (BEL-2026-011) | −214,80 € |
| C2 | Reparatur Parkett Wohnzimmer, Zeitwert 60 % (BEL-2026-014) | −318,00 € |
| C3 | Restmiete 09/2026 (11 Tage) | −220,00 € |
| — | Auszahlung an Mieterin | 1.079,80 € |
Wichtig ist, dass jede Abzugsposition einzeln begründet wird. Ein pauschales „Renovierung 500 Euro" reicht nicht — der Mieter muss Rechnung, Zeitraum und Zusammenhang mit dem Mietverhältnis erkennen können.
Fristen: Wann muss abgerechnet werden?
§ 551 BGB nennt keine feste Frist, in der Vermieter die Kaution abrechnen müssen. Nach ständiger Rechtsprechung ist eine angemessene Prüf- und Überlegungsfrist zulässig — üblich sind drei bis sechs Monate. Bei laufender Nebenkostenabrechnung darf der Vermieter einen Teil zurückhalten, bis die Abrechnung fertig ist (BGH VIII ZR 71/05).
- Erste Prüfung binnen 4 Wochen: Wohnungsübergabe, Schlüssel, Zählerstände
- Bis 3 Monate: Endabrechnung ohne offene NKA möglich
- Bis 12 Monate: NKA-Zurückbehaltung, danach Restfreigabe
- Verjährung der Kautionsrückzahlung: 3 Jahre (§ 195 BGB)
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Rentprime führt die Kautionsabrechnung automatisch an die Wohnungsabnahme heran: Bankbeleg, Belegarchiv und offene Posten stehen im gleichen Fall — du hakst pro Position ab und exportierst die PDF, statt in Excel zu jonglieren.
| Fehler | Folge | Korrektur |
|---|---|---|
| Kaution mit eigenen Konten vermischt | Rückforderung + Untreue-Risiko | Getrenntes Kautionskonto, § 551 Abs. 3 BGB |
| Zinsen unterschlagen | Nachforderung + Verzugszinsen | Bankbescheinigung anfordern |
| Renovierung pauschal abgezogen | Kürzung im Prozess | Nur konkrete Schäden über Abnutzung |
| Kein Zeitwert bei alten Bauteilen | Kürzung durch Gericht | Restnutzungsdauer-Tabelle nutzen |
| Zu lange ohne Info an Mieter | Klage auf Rückzahlung | Zwischenstand nach 3 Monaten schicken |
Sonderfälle: Verrechnung, Mieterwechsel, Insolvenz
Nicht jede Kautionsabrechnung folgt dem Standardmuster. Drei Konstellationen treten in der Praxis besonders häufig auf und werfen zusätzliche Fragen auf, die du in der Abrechnung sauber behandeln solltest.
- Verrechnung mit laufender Nebenkostenabrechnung: zulässig, wenn NKA fristgerecht abgeschlossen und Position einzeln ausgewiesen ist (BGH VIII ZR 71/05)
- Mieterwechsel innerhalb einer Wohngemeinschaft: die Kaution bleibt bestehen, die Abrechnung erfolgt beim vollständigen Auszug aller ursprünglichen Mieter
- Insolvenz des Vermieters: getrennte Anlage schützt die Kaution vor dem Zugriff der Gläubiger, Rückzahlung läuft dennoch normal
- Tod des Mieters: Erben haben Anspruch auf die Kaution, Nachweis durch Erbschein oder eröffnetes Testament
- Rückzahlung an mehrere Mieter: an alle gemeinsam oder mit schriftlicher Bevollmächtigung an einen
Ein häufig übersehener Punkt ist die Zahlungsadresse. Zieht der Mieter ins Ausland, kann die Überweisung mit SEPA innerhalb der EU einfach bleiben — außerhalb der SEPA-Zone fallen Bankgebühren an, die grundsätzlich der Vermieter trägt, wenn der Mieter dies nicht verursacht hat. Halte die Adresse und den Bankweg in der Abrechnung fest, damit später keine Rückfragen kommen.
Häufige Fragen
Muss ich die Kautionsabrechnung schriftlich schicken?
Formal reicht Textform (§ 126b BGB), also E-Mail oder Brief. Empfehlenswert ist die E-Mail mit PDF-Anhang plus Bankbescheinigung als Anlage — so hast du einen Zugangsnachweis und der Mieter kann die Zahlen prüfen.
Darf ich die komplette Kaution einbehalten, wenn die NKA noch fehlt?
Nein. Nach BGH VIII ZR 71/05 darfst du nur einen angemessenen Teilbetrag zurückhalten, der die voraussichtliche Nachzahlung deckt. Üblich sind drei bis vier Monatsvorauszahlungen. Der Rest ist auszuzahlen.
Welche Zinsen bekommt der Mieter?
Die tatsächlich erzielten Sparzinsen des Kautionskontos. Die Bank stellt eine Bescheinigung aus. Bei niedrigem Zinsniveau können das nur wenige Euro pro Jahr sein — der Anspruch bleibt aber bestehen.
Kann ich Schönheitsreparaturen abziehen?
Nur wenn eine wirksame Klausel im Mietvertrag steht und der Mieter tatsächlich zur Renovierung verpflichtet war. Viele Klauseln sind nach BGH-Rechtsprechung unwirksam — im Zweifel prüfen lassen, sonst wird der Abzug im Prozess gestrichen.
Was tun, wenn der Mieter die Abrechnung nicht anerkennt?
Zunächst schriftlich um konkrete Einwände bitten und Belege nachreichen. Kommt keine Einigung zustande, kann der Mieter auf Herausgabe klagen. Eine sauber dokumentierte Abrechnung ist dann die halbe Miete.