Mahnwesen-Software für Vermieter: Mahnung in 2 Klicks.
Zwei Monatsmieten Rückstand — nach § 543 BGB darfst du fristlos kündigen. Bis dahin trägt das Mahnwesen die Beweislast. Software macht daraus zwei Klicks statt zweier Stunden Handarbeit.
Software fürs Mahnwesen erkennt offene Salden automatisch aus dem Bankkonto, erzeugt Mahnstufen 1 bis 3 mit Fristen nach § 286 BGB, rechnet Verzugszinsen (Basiszins + 5 % nach § 288 Abs. 1 BGB) und übergibt Fälle nach 2 Monaten Rückstand an das gerichtliche Mahnverfahren oder die Räumungsklage nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB. Wichtig ist die lückenlose Dokumentation von Zugang und Frist — genau das, was Handarbeit übersieht.
Was Mahnwesen rechtlich leisten muss
Verzug nach § 286 BGB tritt entweder durch Mahnung ein oder ohne Mahnung, wenn ein Zahlungstermin nach dem Kalender feststeht (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Im Mietrecht ist das der 3. Werktag des Monats (§ 556b BGB) — Miete für Oktober ist am 6. Oktober 2026 fällig. Bleibt sie aus, ist der Mieter automatisch in Verzug, ohne dass du mahnen musst.
Trotzdem lohnt sich die Zahlungserinnerung, denn:
- Sie dokumentiert Zugang und Aufforderung — Beweis für spätere Klage.
- Sie unterbricht ggf. den Zinsenlauf-Streit (§ 288 BGB).
- Sie ist Voraussetzung für gerichtliches Mahnverfahren (§ 688 ZPO).
Software erledigt beides: Sie sendet die Erinnerung mit Fristsetzung und speichert den Versand als Beweis (§ 130 BGB — Zugang bei Abrufmöglichkeit).
Die drei Mahnstufen
| Stufe | Frist ab Fälligkeit | Inhalt | Kosten |
|---|---|---|---|
| 1 · Zahlungserinnerung | 7–10 Tage | Freundlich, ohne Verzugsauslösung | keine |
| 2 · Mahnung | 14 Tage nach Erinnerung | Verzug, Zinsen ab Fälligkeit | Verzugszinsen nach § 288 BGB |
| 3 · Letzte Aufforderung | 10 Tage | Ankündigung Mahnverfahren | Verzugszinsen + Kosten |
Rechenbeispiel: Verzug bei einer Wohnung
Miete 850 Euro warm, fällig am 3. Werktag. Zahlung bleibt Oktober und November aus. Verzugszinsen: Basiszins (2026 z. B. 3,62 %) + 5 % = 8,62 % p. a. Für Oktober 850 Euro · 8,62 % / 365 · 60 Tage ≈ 12,04 Euro; für November 850 · 8,62 % / 365 · 30 Tage ≈ 6,02 Euro. Summe Verzugszinsen bis Anfang Dezember: 18,06 Euro.
Die eigentliche Kostenlast ist aber der Zeitverlust: Bei Räumungsklage vergeht regelmäßig 4 bis 8 Monate bis zum vollstreckbaren Titel. Bei 850 Euro Warmmiete sind das 3 400 bis 6 800 Euro entgangene Miete — plus Rechtsanwalt (RVG) und Gerichtskosten (GKG).
Was Software abnimmt
- Bankumsatz einlesen, offene Miete erkennen (Soll-Ist-Abgleich).
- Nach 7 Tagen: Erinnerung erzeugen, versenden, Zugang dokumentieren.
- Nach 14 Tagen: Mahnung mit Verzugszinsen, wieder mit Zugangsnachweis.
- Nach 30 Tagen: Letzte Aufforderung, Ankündigung des gerichtlichen Verfahrens.
- Nach 60 Tagen Rückstand: Warnhinweis fristlose Kündigung § 543 BGB.
- Auf Klick: Mahnbescheid nach § 688 ZPO als PDF vorbereitet.
In Rentprime läuft der Bankabgleich automatisch, die Mahnstufe schaltet sich mit einem Klick weiter, und der Versand ist per Post- oder E-Mail-Trigger dokumentiert.
Der kritische Zeitpunkt: 2 Monatsmieten
§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB erlaubt die fristlose Kündigung, wenn:
- Der Mieter für zwei aufeinanderfolgende Termine mit einem Betrag im Rückstand ist, der die Miete für einen Monat übersteigt, oder
- Der Rückstand in einem Zeitraum, der sich über mehr als zwei Termine erstreckt, einen Betrag erreicht, der die Miete für zwei Monate erreicht.
Die Kündigung muss schriftlich sein (§ 568 BGB), den Kündigungsgrund exakt bezeichnen und den Rückstand beziffern. Ein Formfehler kostet dich Wochen. Deshalb: Softwarevorlagen — nicht Freitext.
Schonfrist beachten (§ 569 BGB)
Zahlt der Mieter innerhalb von zwei Monaten nach Rechtshängigkeit der Räumungsklage den gesamten Rückstand oder eine öffentliche Stelle (Sozialamt, Jobcenter) übernimmt die Kosten, wird die fristlose Kündigung nachträglich unwirksam. Diese Schonfrist gilt jedoch nicht für eine ordentliche Kündigung. Praxis: Kündige immer hilfsweise ordentlich mit — das rettet dich, wenn die Zahlung noch kommt.
Praxis-Regeln
- Zahlungstermin klar im Vertrag (§ 556b BGB) — sonst greift § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB nicht automatisch.
- Erinnerung freundlich, Mahnung sachlich, letzte Aufforderung juristisch präzise.
- Zugang dokumentieren: Portoscheck, Einwurf-Einschreiben oder Zugangsbestätigung per Mieterportal.
- Rückstände sofort in die Buchhaltung: laufende Verlustvorträge zählen im Steuerbescheid.
- Bei Wohnraum: nie länger als 60 Tage abwarten.
Was du bei jeder Mahnung dokumentierst
Damit die Mahnkette später vor Gericht Bestand hat, gehören zu jedem Vorgang fünf Informationen ins Protokoll: Datum, Empfänger, Betrag, Fristsetzung und Nachweis des Zugangs. Fehlt einer, ist die Beweiskette unterbrochen — und das Amtsgericht setzt im Zweifel eine neue Frist an, was Wochen kostet.
- Datum der Erstellung und des Versands.
- Betrag mit Aufschlüsselung Kaltmiete/Nebenkosten/Zinsen.
- Frist mit konkretem Datum, nicht mit „umgehend".
- Zugangsart: Portal, Einwurf-Einschreiben, persönliche Übergabe.
- Signatur des Vermieters mit Datum.
Häufige Fragen
Kostet eine Mahnung Gebühren?
Für die Mahnung selbst gibt es keine gesetzliche Pauschale. Erstattungsfähig sind Verzugszinsen nach § 288 BGB und, bei Mahnbescheid, Gerichtskosten nach GKG. Rechtsanwaltskosten sind bei berechtigter Anwaltsbeauftragung ebenfalls erstattungsfähig (§ 286 BGB).
Muss ich zuerst mahnen, bevor ich klage?
Bei Miete nicht zwingend, weil § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB automatisch Verzug schafft, wenn ein Termin nach dem Kalender feststeht. Für die fristlose Kündigung nach § 543 BGB braucht es keine Mahnung, wohl aber die schriftliche Kündigung mit Begründung.
Was ist mit Nebenkostenachforderungen?
Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung sind fällig einen Monat nach Zugang der Abrechnung (§ 271 BGB analog). Ab da läuft der Verzug wie bei der Grundmiete. Software rechnet die 30-Tage-Frist automatisch.
Wie beweise ich den Zugang der Mahnung?
Am sichersten: Einwurf-Einschreiben mit Auslieferungsbeleg. Software mit Mieterportal dokumentiert den Zugang bei Anmeldung des Mieters. E-Mail allein ist kein sicherer Zugangsnachweis — außer der Mieter bestätigt sie.