Vermieter-Software systematisch testen — Checkliste für 7 Tage.
7 Tage Trial klingen kurz — reichen aber, wenn du systematisch prüfst. Diese Checkliste führt dich in 60 Minuten durch die kritischen Funktionen: Import, Nebenkosten, Bank, Steuer, Export.
Eine sinnvolle Testphase prüft in 30 Punkten Import, Nebenkostenabrechnung nach § 556 BGB und HKVO, Bankanbindung nach PSD2, Steuer-Export nach § 21 EStG sowie den Datenausstieg. Für 3 Objekte reichen 60 bis 90 Minuten. Wichtig: reale Testdaten laden, eine komplette Abrechnung durchspielen und danach den CSV-Export prüfen — nicht nur die Oberfläche.
Was du vor dem Klick auf „Trial starten“ vorbereitest
Eine Testphase ist wertvoller, wenn du sie wie eine echte Abrechnung fährst. Halte drei Datensätze bereit: einen kompletten Kontoauszug (PDF und CSV) aus dem letzten Quartal, alle Belege eines Objekts im Format JPG oder PDF, dazu einen bestehenden Mietvertrag als PDF. Ohne echte Daten testet du nur die Optik.
- Objektdaten: Adresse, Baujahr, Wohnfläche, Energieträger.
- Mieterdaten: Miete, Nebenkostenvorauszahlung, Kaution, Beginn.
- Bank: Kontoauszug der letzten drei Monate.
- Belege: 10–20 typische Rechnungen (Heizung, Wasser, Grundsteuer).
- Frist: markiere in deinem Kalender das Ende der Testphase.
Die 30-Punkte-Checkliste
| # | Kriterium | Warum es zählt |
|---|---|---|
| 1 | Registrierung ohne Kreditkarten-Zwang | DSGVO-Freundlichkeit |
| 2 | Objekt anlegen in unter 5 Minuten | Praxistauglichkeit |
| 3 | Import bestehender Verträge (PDF/CSV) | Datenübernahme |
| 4 | Bankanbindung nach PSD2 | Automatischer Mietabgleich |
| 5 | Belegerkennung: Scan → Kontierung | Zeitersparnis |
| 6 | Nebenkostenabrechnung § 556 BGB | Kernaufgabe |
| 7 | HKVO-Split 50–70 % nach § 7 HKVO | Rechtssicherheit |
| 8 | CO₂-Stufenmodell nach § 5 CO₂KostAufG | Aktualität 2026 |
| 9 | Mieterportal-Freigabe | Kommunikation |
| 10 | Mahnwesen § 286 BGB | Zahlungsverzug |
| 11 | Fristenwächter (§ 556 III, § 573c BGB) | Rechtssicherheit |
| 12 | Steuer-Export nach § 21 EStG | Jahresende |
| 13 | GoBD-konforme Belegablage | Prüfung |
| 14 | Export CSV, DATEV, PDF/A | Ausstieg möglich |
| 15 | Datensicherung / Backup | Datenverlust |
| 16 | Zwei-Faktor-Login | Sicherheit |
| 17 | DSGVO-AV-Vertrag verfügbar | Compliance |
| 18 | Server-Standort EU | Datenschutz |
| 19 | Löschfrist nach Vertragsende | Art. 17 DSGVO |
| 20 | Mobile Bedienbarkeit | Alltag unterwegs |
| 21 | Suche und Filter | Große Bestände |
| 22 | Rechtsupdates automatisch | HKVO/CO₂ |
| 23 | Verständliche Fehlermeldungen | Selbsthilfe |
| 24 | Support in Deutsch, 48h | Notfall |
| 25 | Anleitungen / Videos | Lernkurve |
| 26 | Preisstruktur transparent | Kalkulation |
| 27 | Kündigung online möglich | § 312k BGB |
| 28 | Testdaten löschbar | Sauberer Start |
| 29 | Reports als PDF | Vermögensübersicht |
| 30 | Testabrechnung durchführbar | Endgültige Prüfung |
Die entscheidende Übung: eine Test-Abrechnung
- Lege ein Test-Objekt mit 4 Wohnungen und zentraler Heizung an.
- Buche 12 Belege manuell: Grundsteuer, Wasser, Müll, Heizung, Versicherung.
- Ordne die Nebenkostenvorauszahlungen aus dem Kontoauszug zu.
- Starte die Nebenkostenabrechnung 2025 und prüfe den HKVO-Split.
- Kontrolliere den CO₂-Anteil und die Stufe nach § 5 CO₂KostAufG.
- Lade das PDF herunter und rechne 2 Positionen per Hand nach.
- Exportiere die Daten als CSV — funktioniert der Wechsel zurück?
Bei zentraler Heizung mit 3 000 Euro Heizkosten, Gebäudeklasse mit CO₂-Emission 40 kg/m²·Jahr und einer 80-m²-Wohnung ergibt sich nach § 6 CO₂KostAufG eine Vermieterquote von etwa 50 Prozent. Die Software muss diese Berechnung nachvollziehbar im PDF ausweisen — sonst kürzt der Mieter nach § 7 Abs. 4 CO₂KostAufG.
Rote Flaggen in der Testphase
- Kein AV-Vertrag greifbar — kein Kunde nach Art. 28 DSGVO.
- CO₂-Stufe im PDF fehlt — Abrechnung angreifbar.
- Export nur im hauseigenen Format — Wechsel unmöglich.
- Bankanbindung über nicht lizenzierten Dienstleister — PSD2-Verstoß.
- Kein Impressum, keine EU-Adresse — Aufsicht unklar.
- „Kostenlos für immer“ ohne Angabe der Grenze — versteckter Tarif.
Was am Ende der 7 Tage feststehen sollte
Nach 60 bis 90 Minuten aktiver Prüfung weißt du, ob die Software zu deinem Bestand passt. Rentprime bietet dir sieben Testtage mit einer vollständig funktionsfähigen Umgebung — inklusive Nebenkostenabrechnung, Bankanbindung und Fristenwächter, damit du die Checkliste in einer echten Testabrechnung durchspielen kannst.
Wichtig: Notiere die drei Kriterien, die für dich unverzichtbar sind, und miss die Software nur an ihnen. Wer alle 30 Punkte gleichgewichtig prüft, verliert sich in Details — und übersieht am Ende, ob die Nebenkostenabrechnung im Dezember tatsächlich rechtssicher aus dem Programm rollt.
Häufige Fehler in der Testphase
Die drei größten Fehler bei der Testphase sind schnell aufgezählt. Erstens: Musterdaten statt Echtdaten. Wer nur die Demo-Objekte klickt, merkt nicht, ob der Import mit einem realen Excel-Bestand funktioniert. Zweitens: Nur die Oberfläche prüfen. Eine schöne UI sagt nichts über den HKVO-Split oder die CO₂-Stufe im PDF aus — nur die fertige Testabrechnung zeigt, ob die Software rechtssicher rechnet. Drittens: Kein Export-Test. Wer nicht am Ende einmal CSV, DATEV und ZIP herunterlädt, weiß nicht, ob er später wieder herauskommt.
Setze dir für die Testphase drei harte Erfolgskriterien. Zum Beispiel: (1) eine vollständige NKA für 4 Wohnungen mit HKVO- und CO₂-Ausweis; (2) ein DATEV-Export, den dein Steuerberater akzeptiert; (3) ein Fristen-Wächter, der mindestens § 556 III BGB und § 573c BGB kennt. Mit diesen drei Kriterien filterst du 80 Prozent der Anbieter zuverlässig — und triffst nach 7 Tagen eine belastbare Entscheidung.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Testphase üblicherweise?
Die meisten Anbieter geben 7 bis 30 Tage. Rentprime testet sieben Tage — bewusst kurz, damit du keine halben Bestände einpflegst. Für eine belastbare Prüfung mit 2 bis 3 Objekten reichen 60 bis 90 Minuten fokussierte Arbeit.
Muss ich in der Testphase schon meine Kreditkarte hinterlegen?
Manche Anbieter verlangen es, um automatisch zu verlängern — nach § 312k BGB muss die Kündigung dann online mit einem Klick möglich sein. Prüfe die Kündigungsschaltfläche bevor du Karte oder SEPA hinterlegst.
Was, wenn die Testphase nicht ausreicht?
Frage nach einer Verlängerung — seriöse Anbieter gewähren 7 zusätzliche Tage, wenn du dokumentierst, welche Funktion du noch prüfen willst. Notfalls buchst du einen Monat und kündigst vor Ablauf, sofern der Anbieter monatlich abrechnet.
Kann ich meine Testdaten übernehmen, wenn ich den Vertrag abschließe?
Bei Cloud-Software bleiben die eingegebenen Daten im gleichen Account. Achte darauf, dass es einen sauberen Wechsel von Testdaten zu Echtdaten gibt — sonst mischen sich Musterobjekte mit realen Beständen.