Vermieter-Software wechseln — Datenübernahme ohne Verlust.
Ein Software-Wechsel scheitert selten an der neuen Oberfläche — sondern an fehlenden Belegen und offenen Nebenkostenabrechnungen. Diese Anleitung führt in 7 Schritten sauber hinüber.
Ein sauberer Wechsel besteht aus sieben Schritten: Export aller Stammdaten, Belegarchiv nach GoBD sichern, offene Nebenkostenabrechnungen abschließen, Bankanbindung sauber trennen, Import in die neue Software, Datenabgleich mit dem alten System und Löschung nach 10 Jahren Aufbewahrungsfrist. Kritischer Punkt ist der Zeitpunkt: idealerweise nach einer abgeschlossenen Jahresabrechnung.
Warum Wechsel oft schmerzt
Datenverlust beim Wechsel ist selten technisch bedingt. Er entsteht, wenn Belege in proprietären Formaten stecken, offene Abrechnungen im alten Zeitraum liegen oder Mieterportale beim Umzug schweigen. Nach § 147 AO musst du steuerlich relevante Daten 10 Jahre lang lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren — dazu zählt auch das ursprüngliche Format oder ein Migrationsprotokoll.
Der beste Wechseltermin ist der 1. Januar nach abgeschlossener Nebenkostenabrechnung — dann sind keine offenen Perioden im System und der Steuerjahresabschluss ist gezogen.
Der 7-Schritte-Plan
- Datenlandkarte erstellen: Was existiert wo? (Objekte, Mieter, Verträge, Belege, Bank, Abrechnungen).
- Export starten: CSV für Stammdaten, PDF/A für abgeschlossene Abrechnungen, ZIP für Belege.
- Offene Vorgänge abschließen: Nebenkostenabrechnungen, Mahnungen, Zählerstände.
- Bank trennen: PSD2-Zugriff des Altanbieters widerrufen, Zugriff für den neuen erteilen.
- In neue Software importieren: Testimport eines Objekts, dann Vollimport.
- Datenabgleich: 20 Stichproben (Mietsummen, Vorauszahlungen, Kaution) vergleichen.
- Archivierung: Altsystem mindestens 10 Jahre lesbar halten oder Migration protokollieren (§ 147 AO).
Was du unbedingt exportierst
| Datenart | Format | Frist Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Stammdaten Objekte/Mieter | CSV, XLSX | 10 Jahre § 147 AO |
| Mietverträge | PDF/A | 10 Jahre nach Ende |
| Nebenkostenabrechnungen | PDF/A | 10 Jahre § 147 AO |
| Belege (Rechnungen) | PDF, JPG | 10 Jahre § 14b UStG |
| Kontoauszüge | CSV, PDF | 10 Jahre § 147 AO |
| Zählerstände | CSV | 10 Jahre HKVO-relevant |
| Kaution | PDF Bescheid, CSV | 3 Jahre nach Rückzahlung § 195 BGB |
| Steuer-Export | CSV/DATEV | 10 Jahre § 147 AO |
Migration ohne Datenverlust — Rechenbeispiel
Bestand: 8 Wohnungen, 3 Objekte, 24 Belege pro Jahr, 8 Mietverträge. Zeitbudget für den Wechsel: 6 bis 10 Stunden. Häufigster Verlust: Belegverknüpfungen. Bei 24 Belegen pro Jahr über 10 Jahre entstehen 240 Belege pro Objekt, insgesamt 720. Ein Importfehler von nur 3 Prozent bedeutet 22 fehlende Belege — bei einem Prüfungsfall über 15 000 Euro Werbungskosten könnte das nach § 147 AO die Anerkennung kosten.
Deshalb: nach jedem Importvorgang eine Zählprobe. Anzahl Datensätze alt = Anzahl Datensätze neu. Weicht die Zahl ab, protokollieren, nicht ignorieren.
Was am Altsystem gefährlich ist
- Proprietäre Formate ohne CSV-Export: fordere sie schriftlich an (§ 20 DSGVO Datenübertragbarkeit).
- Automatische Datenlöschung nach Kündigung: prüfe die AGB, sichere vorher ein Backup.
- Verknüpfte Belege im internen Objektspeicher: exportiere als ZIP, nicht nur die Metadaten.
- Mieterportal-Nachrichten: schließe die Kommunikationshistorie ab, exportiere als PDF.
- Fristenwächter mit Termin-Import: erstelle einen iCal-Export für den Kalender.
Rentprime importiert Bestände aus WISO, Lexware, immocloud, objego, Vermietet.de und aus Excel — der KI-basierte Fallback erkennt auch unstrukturierte Excel-Mappen und schlägt die Zuordnung vor.
Was du auf keinen Fall vergisst
- SEPA-Mandate — Mieter über den Wechsel des Zahlungsempfängers informieren, § 5 SEPA-Verordnung.
- Mahnstände — offene Salden aus dem alten System einzeln nachbuchen.
- Steuerbescheinigung § 35a EStG — für laufende Jahre aus altem System aufbewahren.
- Kaution auf Mietkautionskonto — Zugriffsrechte prüfen, keine Umbuchung ohne Mieterinfo.
- DSGVO-Löschprotokoll: dokumentiere, welche Mieterdaten wann im Altsystem gelöscht werden (Art. 17 DSGVO).
Nach dem Wechsel: Prüfliste für 30 Tage
- Kontoumsätze fließen automatisch ein (PSD2-Anbindung stabil).
- Mahnungen werden mit richtigen Beträgen erzeugt.
- Belegerkennung ordnet neue Rechnungen sinnvoll zu.
- Fristen-Wächter zeigt anstehende Kündigungs- und Abrechnungsfristen.
- Steuer-Export läuft ohne Fehler.
- Backup-Prozess ist aktiv und dokumentiert.
Was du auf keinen Fall selbst machst
Es gibt drei Migrations-Bausteine, die du nicht ohne dokumentierten Prozess anfassen solltest. Erstens: die Bankanbindung. Nach § 60 ZAG darf nur ein lizenzierter Kontozugangsdienstleister die PSD2-Schnittstelle betreiben — versuchst du, den Zugriff manuell zu übertragen, riskierst du eine Sperre durch die Bank. Zweitens: das GoBD-Belegarchiv. Kopiere Belege nie ohne Prüfsumme; sonst bricht die Unveränderlichkeit nach § 146 AO. Drittens: die Mieter-Zugänge — Passwörter dürfen nicht migriert werden, jeder Mieter muss neu eingeladen werden (Art. 32 DSGVO).
Rechne für die Migration eines Bestands mit 8 Wohnungen realistisch mit 10 bis 15 Stunden. Zusätzlich fallen ein bis zwei Monate Parallelbetrieb an. Bei einem effektiven Stundensatz von 30 Euro netto entstehen so 300 bis 450 Euro reine Zeitkosten — die niedriger ausfallen, wenn die Zielsoftware einen strukturierten Importer für die Herkunfts-Software mitbringt.
Häufige Fragen
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?
Nach abgeschlossener Nebenkostenabrechnung, vor der Steuererklärung. Meist ist das der Zeitraum Januar bis März. Vermeide den November und Dezember — offene Abrechnungsfristen nach § 556 III BGB machen den Import unnötig komplex.
Wie lange muss ich das Altsystem behalten?
10 Jahre nach § 147 AO für steuerlich relevante Daten. Alternativ genügt ein revisionssicheres PDF/A-Archiv der Abrechnungen und Belege — dann kannst du das Altsystem nach 24 Monaten Übergangszeit abschalten.
Muss ich meine Mieter informieren?
Wenn sich Zahlungsempfänger, IBAN oder das Mieterportal ändern: ja. Kündige den Wechsel schriftlich mit vier Wochen Vorlauf an. Ändern sich nur interne Prozesse, reicht eine kurze Mitteilung.
Was, wenn der alte Anbieter mir den Export verweigert?
Berufe dich auf Art. 20 DSGVO (Recht auf Datenübertragbarkeit) und Art. 15 (Auskunftsrecht). Der Anbieter muss dir deine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format herausgeben.